Tartalom

• Lépések
• Közösségi kérdések és válaszok
• Tippek

Egyéb szakaszok

Ha az IBM Notes e-mailben elfogy a hely, de még nem áll készen az e-mailek törlésére, fontolja meg azok archiválását. Az e-mailek archiválása az üzenetek másolását jelenti a számítógép egy másik helyére. Megtanulják, hogyan archiválják az IBM Notes programot a fiók szabad helyére, miközben mentik az eredeti e-maileket. Ez is segíti a számítógépet és a szoftvert a legjobb teljesítményen.

Lépések

1. 

   Korlátozza az e-mail fájl méretét. Tartsa az e-mail fájl méretét kevesebb, mint 500 MB. (Egyes szervezeteknél szigorúbb korlátozásra lehet szükség, például 200 MB-ra.)
   • Ellenőrizze az adat méretét a Fájl, Adatbázis, Tulajdonságok menüpont megnyitásával. A Lotus 8 alkalmazásban lépjen a Fájl, Alkalmazások, Tulajdonságok menüpontra.
   • Kattintson az "i" fülre. A "Lemezterület" utáni szám az, hogy mennyi adat van jelenleg az IBM Notes szolgáltatásban.

2. 

   
   
   Ismerje meg szervezete előre meghatározott beállításait. Ha az IBM Notes programot iskolai vagy munkahelyi célokra használja, akkor lehet, hogy már vannak archív beállítások. Ez segít a szervezeteknek ellenőrizni a felhasználónkénti e-mailek mennyiségét, valamint a számítógépen belüli általános teljesítményt. Ha az archív beállítások már létre vannak hozva, forduljon a technikai rendszerek munkatársaihoz, hogy meg tudja-e változtatni azokat.

3. 

   
   
   Határozza meg a kívánt archív beállításokat. Archiválhatja az összes IBM Notes e-mailt, vagy kiválaszthat konkrétakat. Azt is el kell döntenie, hogy milyen gyakran kívánja archiválni az IBM Notes programot.
   • Nyissa meg a megfelelő alkalmazást (Mail).
   • Lépjen a Műveletek, Archívum, Beállítások oldalra.
   • Lépjen a Feltételek fülre, és ellenőrizze, hogy az "Alapértelmezés utoljára módosítva" van-e kiválasztva.
   • A változtatások mentéséhez kattintson az "ok" gombra.
   • Ellenőrizze, hogy a Feltételek engedélyezve vannak-e.

4. 

   
   
   Menetrend automatikus archívumok. Az automatikus archívumok ütemezése biztosítja, hogy rendszeresen és következetesen archiváljon. Időt is takarít meg.
   • Nyissa meg a megfelelő alkalmazást (Mail).
   • Lépjen a Műveletek, Archívum, Beállítások oldalra.
   • Menjen az Ütemezés fülre. Győződjön meg arról, hogy az "Archiválás ütemezése" lehetőséget választotta.
   • Válassza ki a megfelelő időpontot és napot, amikor a számítógép archiválja a fájlokat.

5. 

   Az IBM Notes kézi archiválása. Még ha ütemezi is az automatikus archiválást, akkor is bármikor manuálisan archiválhat.
   • Nyissa meg a megfelelő alkalmazást (Mail).
   • Nyissa meg az archiválni kívánt levelet vagy mappát.
   • Lépjen a Műveletek, archívum, archiválás most oldalra.
   • Kattintson az Igen gombra az előre meghatározott beállítások szerinti archiváláshoz.

6. 

   Archiválás a drag and drop módszerrel. Ez egyszerűen egy másik módszer az IBM Notes kézi archiválására.
   • Nyissa meg a megfelelő alkalmazást (Mail).
   • Nyissa meg az archiválni kívánt levelet vagy mappát.
   • Válassza ki a megfelelő üzenet (ek) et.
   • Húzza az üzenet (ek) et a kívánt archívumba a Navigációs panelen.

7. 

   Archivált üzenetek megtekintése. Bár archivált egy e-mailt, előfordulhat, hogy időnként hozzá kell férnie. Az archív fájl utánozza az IBM Notes-fiókjában beállított mappákat. Minden úgy marad szervezetten, ahogyan Ön megtervezte.
   • Nyissa meg a megfelelő alkalmazást (Mail).
   • A navigációs panelen kattintson az Archiválás elemre.
   • Válassza ki a megfelelő archívumot (azaz Alapértelmezés az utolsó módosításhoz).

Közösségi kérdések és válaszok

Tippek

• Készítsen biztonsági másolatot a fontos e-mailekről. Ha fontos e-mailjei vannak az IBM Notes alkalmazásban, mindenképpen másolja át ezeket egy másik helyre, például CD-re vagy DVD-re. Ez egy extra példányt biztosít Önnek arra az esetre, ha valami történne a szerverrel vagy a személyi számítógépén tárolt másolattal.
• Törölje a régi és felesleges üzeneteket, különösen, ha mellékleteket tartalmaznak. Ez hozzájárul az adatok méretének csökkentéséhez és a számítógép teljesítményéhez is.