Tartalom

• Lépések

Ha szakmai engedélyt kíván szerezni, vagy valamilyen vizsgára jelentkezik, akkor lehet, hogy be kell írnia egy nyilatkozatot, amely igazolja, hogy teljesíti a szükséges követelményeket. Lehet, hogy van egy volt munkatársa vagy alkalmazottja, akinek nyilatkozatot kell írni az új állásra való jelentkezéshez. E levél segítségével megerősítheti egy tény vagy valami valóságát, amelyben tanúi voltak. A nyilatkozatlevelet általában ugyanúgy írják, mint a hivatalos levelet a szakmai környezetben.

Lépések

1. rész 3-ból: A levél formázása

1. 

   Használjon egy fejlécet, ha van. Különösen, ha profi levelet ír, akkor inkább a vállalata fejlécét vagy fejlécét használja. Ha a levél személyes, ne használja a cég fejlécét.
   • Például, ha nyilatkozatlevelet ír egy volt alkalmazottnak, akinek szüksége van valakire, aki tanúsítja képességeit és tapasztalatait, akkor használja a vállalat fejlécét.
   • Ha levelet írsz magadnak, ne használjon vállalati fejléces papírt, ha a tárgynak nincs köze a munkádhoz.

2. 

   
   
   Válasszon olvasható betűtípust. A nyilatkozathoz egy formálisabb és konzervatívabb betűtípust kell használni, például a Times New Roman. Ez a betűkészlet bármilyen számítógépes szövegszerkesztőben elérhető.
   • Használhat más szabvány betűtípust is, például Arial vagy Helvetica.

3. 

   Helyezzen egy dátumot a levélbe. A levél tetejének tartalmaznia kell az írás dátumát. Ha nem akarja azonnal elküldeni, hagyjon szóközt a dátum későbbi beillesztéséhez. A szám helyett írja be teljes hónapját.
   • Ha kész professzionális levélsablont használ a szövegszerkesztőben, akkor valószínű, hogy alapértelmezés szerint már rendelkezik a dátummal.

4. 

   
   
   Adja meg a címzett címét. Adja meg a címzett teljes nevét, ha tudja, és a személy munkakörét. Ha levelet ír az iskolának, a cégnek vagy a tanácsnak, akkor elegendő a szervezet neve.
   • A professzionális levélcímek általában blokkokból állnak, ugyanúgy, mint a borítékra írsz. Ha kész szövegszerkesztő sablont használ, akkor valószínű, hogy van már külön címtér.
   • Ha nem fejléces fejlécet használ, akkor a levél elsõ blokkja a neve és címe lesz. Ezután adja meg a címzett nevét és címét.

5. 

   
   
   Tegye fel a tárgyat. A tantárgy beszámol arról, hogy mi a levél. Ez különösen akkor fontos, ha nem kívánja levelet küldeni egy adott személynek. Aki megnyitja a levelet, pontosan tudnia kell, hogy mit akar küldeni a megfelelő embernek.
   • Alapvetően a tárgy lesz az oka annak, hogy Ön a nyilatkozatot levelet írja. Ha valaki másnak ír, akkor a nevét használhatja a tárgyban. Írhat például „Nyilatkozatlevelet Sandra Sousának”.

6. 

   Hozza létre az aláírási blokkot. Ugorjon el néhány sort, és hagyjon helyet a levél aláírási mezőjéhez. Ezután formázza azt a területet, ahol aláírni fogja. Használjon alapvető záróelemet, például „Üdvözlettel”, hagyja ki négy sort, és írja be vezeték- és utónevét.
   • Ha közjegyzőt kíván elismerni, hagyjon helyet az elismerési pecsét számára, amelyet a közjegyzői tisztviselő elhelyez a levélben.

2/3 rész: A levél elkészítése

1. 

   Helyesen közelítse meg az egyént vagy a szervezetet. Általában nem szükséges „Kedves” betűt írni, hogy hivatalos levélben üdvözölje a címzettet. Csak írja be annak a személynek vagy részlegnek a nevét, aki megkapja a levelet.
   • Például, ha levelet ír annak igazolására, hogy teljesítette az adott engedély megszerzéséhez szükséges oktatási követelményeket, akkor ezt a levelet a „Licenc Tanácsnak” címezheti, amelyet vessző követ.
   • Ahol csak lehetséges, használja az osztály vagy a tanács konkrét nevét, ahelyett, hogy „Ki érdekelhet”.
   • Ha levelet ír valaki más, például egy volt alkalmazott nevében, akkor, ha lehetséges, használja a címzett nevét.

2. 

   Ha szükséges, bemutatkozzon. Különösen, ha levelet ír valaki más nevében, a levél első bekezdésével magyarázza meg, ki vagy. Adja meg a személyével fennálló kapcsolatait és a vonatkozó bizonyítványokat.
   • Például, ha levelet ír egy volt alkalmazottnak, akkor kezdje el leírni a vállalati pozícióját, és jelezze, mennyi ideig dolgozott együtt.
   • Ha magadnak írja a levelet, nem kell bevezetést tennie - csak írja be a nevét. Írhat például: „Én, Maria Silva, kijelentem, hogy október 3–7-én befejeztem az adminisztrációs szemináriumot São Paulóban”. Az ilyen típusú nyilatkozathoz a levél törzsének csak egy vagy két mondatot kell tartalmaznia.

3. 

   Azonosítsa azt a személyt, akinek írja a levelet. Ha a nyilatkozatot valaki nevében fogják megtenni, azonnal azonosítsa a személyt, miután bemutatta magát. Az információkat belefoglalhatja az első mondatba, majd folytathatja az előadást.
   • Például, ha levelet ír egy volt alkalmazottnak, tegyen olyasmit, mint “João Oliveira vagyok, az Indústria Oliveira elnöke. Azt írom, hogy tanúsítsam Maria Silva mechanikai képességeit ”.

4. 

   Adja meg azokat a tényeket vagy információkat, amelyeket tanúsít. A levél szövege azon információkból áll, amelyeket valódinak kíván kijelenteni. A levél tárgyától függően elfoglalhat egy mondatot vagy néhány oldalt.
   • Vigyázzon a tényekre, és mindig világosan és tömör módon írjon, próbálva teljes mértékben használni az aktív hangját.

5. 

   Adjon hozzá egy nyilatkozatot, ha ön maga írja meg a levelet. Ha levelet akarsz írni egy szervezetnek vagy szervezetnek, hogy tanúsítson valamit magadról, zárja be a levelet azzal a nyilatkozattal, hogy minden, amit mondtak, igaz és helyes.
   • Például az utolsó mondatod lehet: "Minden célból kijelentem, hogy az itt szereplő információk helyesek és valók".
   • Az ilyen típusú nyilatkozat különösen akkor fontos, ha a levelet közjegyzőnél kívánja regisztrálni.

3/3 rész: A levél kitöltése

1. 

   Olvassa el figyelmesen a levelet. A helyesírási és nyelvtani hibák befolyásolhatják levélének hitelességét. Ha sok hibát tartalmaz, akkor a címzett nem veszi komolyan.
   • Nézze meg a tényeket is. A levél aláírásával garantálja, hogy a bemutatott minden igaz. Ellenőrizze a számokat, a dátumokat és az egyéb adatokat, hogy megbizonyosodjon arról, hogy pontosak-e.

2. 

   Nyomtassa ki a levelet. Ha levelet szeretne küldeni, nyomtassa ki fejléces papírra vagy más kiváló minőségű papírra. Kerülje a szulfit használatát, mivel az informálisabb. Ha nincs kéznél jó minõségû papír, vásároljon néhány lapokat a helyi irodaszerekben vagy irodaszerekben.
   • Ellenőrizze, hogy a nyomtatás nem hibás-e, és a margók helyesek-e. A lap minden oldalán hagyjon legalább 2,5 cm helyet.
   • Ha a levélnek egynél több oldala van, sorolja fel őket. Használja az "1/2" formátumot annak biztosításához, hogy a személy minden oldalt helyesen olvassa el.

3. 

   Ha szükséges, ismerje fel az aláírását. Nem mindig szükséges a levél aláírását felismerni, csak az aláírás elegendő. Vegye fel a kapcsolatot a levél címzettjével, hogy megtudja, szükséges-e elismerés.
   • Az aláírás elismerése általában csak akkor szükséges, ha a levélnek jogi értéke van. Például, ha nyilatkozatlevelet ír perhez vagy engedély megszerzéséhez, akkor el kell ismernie a céget.

4. 

   Küldje el a levelet. Lehet, hogy kapcsolatba kell lépnie a címzettel, hogy megtudja, melyik szállítási módot részesíti előnyben az ember. Az ilyen szintű hivatalos dokumentumhoz a legjobb, ha azt postai úton küldi el. Egyesek azonban inkább e-mailen vagy faxon fogadják el a dokumentumokat.
   • Ha levelet küld e-mailben, akkor nyomtassa ki és írja alá. Ezután szkennelje be az eredeti dokumentumot, és hozzon létre egy PDF verziót.