Tartalom

• Lépések
• Tippek
• Figyelmeztetések

Most választották vagy nevezték ki annak a bizottságnak a titkárává, amelyhez tartozik. Gratulálunk! Tudja, hogyan kell jegyzőkönyvet rögzíteni, elkészíteni és bemutatni? Nem számít, ha követed a törvényhozási Bibliát Frissített Robert rendelési szabályzat vagy kevésbé jegyzőkönyvbe írt perceket, itt vannak a követendő fontos módszerek.

Lépések

1. rész a 4-ből: Előzetes előkészítés

1. 

   Ismerje szervezete találkozási szabályait. Ha a titkár várhatóan hivatalos jegyzőkönyvet készít, kérdezze meg, hogy a csoport betartja-e Robert Házirendjét vagy más hivatalos útmutatót. Az informálisabb beállításoknál kérdezze meg, hogy mi legyen a jegyzőkönyvben, vagy hogyan fogják felhasználni.
   • Nem szükséges megismerkednie a teljes Frissített Ügyrenddel, de másolat beszerzése vagy kölcsönzése hasznos lehet a konkrét kérdések megválaszolásában.
   • Ismerd meg a szerepedet is. Néhány perces titkár nem vesz részt az ülésen, míg mások jegyzőkönyvet vesznek fel, és hozzájárulnak a megbeszéléshez. Nem számít, mi az eset, a titkárnak nem szabad más fontos szerepet betöltő személynek lennie, például a vezetőnek vagy az elnöknek.

2. 

   
   
   Először készítsen elő egy modellt. Minden találkozó jegyzőkönyve megismétel néhány információt, így egy sablon következetes formátumot hoz létre az egyszerű hivatkozás céljából. Legalább foglaljon helyet a következő információk számára:
   • A szervezet neve.
   • Az ülés típusa: rendszeres, heti vagy éves ülés, kisebb bizottsági ülés vagy különleges célú ülés?
   • Dátum, idő és hely. Hagyjon helyet a kezdési és befejezési időkre (tervezett és elhalasztott).
   • Az ülés elnökének vagy vezetőjének és a titkárnak (vagy helyetteseknek) a neve.
   • Az "ajándékok" és a "hiányzó" felsorolás. Megjegyzés: ha határozatképes van-e (elegendő ember van a szavazáshoz).
   • Hely az aláírásod számára. Mint a jegyzőkönyvért felelős személy mindig aláírja a munkáját, és a szervezet politikájától függően a jegyzőkönyv jóváhagyása után további aláírásra lehet szükség.
   • Napirend, ha van ilyen. Ha az ülés elnöke vagy vezetője nem kérte Önt, hogy készítsen napirendet, rendelkezésére kell állnia egy, amely segít az ülésről szóló jegyzeteinek megszervezésében.

3. 

   
   
   Vegyen magával egy jegyzetfüzetet vagy jegyzetfüzetet. Válasszon valamit, amiben jól érzi magát. Ha gyakran fog perceket írni, tegyen félre egy noteszt erre a célra, vagy hozzon létre egy mappát a számítógépén.
   • Ha Ön egy korábbi ülésen jegyzőkönyvet készített, és még nem nyújtották be jóváhagyásra, vigye magával is.
   • Noha a felvevő segíthet a percek későbbi átírásában, nem helyettesíti a jegyzetelést. Ha fel akarja jegyezni az értekezletet, nézze meg, hogy a jelenlévők mindenki egyetértenek-e, és nem engednek-e annak a kísértésnek, hogy szóról szóra átírják.
   • A gyorsírás elsajátítása felgyorsítja a jegyzetelés folyamatát, de a percek előállításához nem szükséges minden szót felírni. Valójában kerülni kell ezt.
   • Ha arra kérik Önt, hogy a megbeszélés során nyilvánosan jegyzeteljen, használjon kivetítőt vagy prezentációs festőállványt, és később vegye haza a jegyzeteket anélkül, hogy elmosódna, így felhasználhatja őket a jegyzőkönyv beírásához.

4. rész: Megjegyzések készítése a találkozóról

1. 

   
   
   Ossza ki a jelenléti listát. Miután mindenki jelen van, osszon ki egy darab papírt (vagy többet, nagyobb értekezletekre), ahol mindenki számára megadhatja a nevét és elérhetőségét. Ezt a listát az értekezlet után felhasználhatja modellje ajándékok kitöltésére, vagy maga a lista csatolható a teljes jegyzőkönyvhöz.
   • Ha nem ismer sok jelenlevőt, rajzoljon egy táblázatot a helyekről, és töltse ki azt, és kérje meg mindegyiket, hogy mutatkozjanak be. A jegyzet készítésénél ügyeljen arra, hogy adott esetben név szerint hívhassa az embereket, amint az alábbiakban tárgyaljuk.

2. 

   Töltse ki annyi sablonját, amennyit csak tud. Amíg az értekezlet megkezdésére vár, írja le a szervezet nevét, az ülés időpontját és helyét, valamint a típusát (pl. Heti, szakbizottsági ülés stb.). Amikor elkezdődik, rögzítse a kezdési időt.
   • Ha nincs sablonja, rögzítse ezeket az információkat a jegyzetek tetején.
   • Ha az értekezletet különleges célból vagy különleges időpontban hívták össze, mentse el a jegyzetet, amelyet a tagok értesítésére küldtek, és az átírás után csatolja a jegyzőkönyvhöz.

3. 

   Írja le az első mozgás eredményét. A legtöbb hivatalos találkozó a napirend elfogadására irányuló indítvánnyal kezdődik, ezért ebben a lépésben ezt az eljárást fogják példaként használni. Ha az értekezlet más indítvánnyal kezdődik, írja le az összes vonatkozó információt:
   • Az indítványt általában a "javaslom" kezdőbetűvel írják ki. Általában "javaslom ennek a napirendnek az elfogadását".
   • Az előterjesztő neve (az indítványt benyújtó személy).
   • A szavazás eredménye. Ha pozitív, írjon "elfogadott mozgást". Ellenkező esetben írjon "elutasított indítvány".
   • Kérheti hosszabb indítványok írásbeli elküldését, ha nem tudja megfelelően leírni. Ha ez a probléma gyakori, kérdezze meg az ülések között, hogy ez a szabályzat hivatalossá tehető-e egy bizonyosnál több szóval rendelkező indítványok esetén.
   • Ha elkészítette a napirendet, akkor lehet az indítvány előterjesztője és a jegyzőkönyv titkára. Nincs probléma a saját cselekedeteinek nyilvántartásba vételével, amennyiben objektív marad.

4. 

   Írja le az ülés során felmerülő egyéb indítványokat. Figyelmesen hallgasson meg minden beszélgetést, azonban ha más utasítást nem kapott, ne rögzítse azokat. Új mozgáskor írja le a vonatkozó információkat.
   • Ne feledje, hogy minden indítványnak tartalmaznia kell a pontos szavakat, az előterjesztő nevét és a szavazás eredményét.
   • Néhány indítványt támogatni kell a szavazás megkezdése előtt. Ha valaki azt mondja, hogy "támogatom az indítványt", vagy valami hasonlót, írja le az illető nevét támogatóként.
   • Ha nem ismeri az előterjesztő nevét, vagy meg kell ismételni az indítványt, akkor udvariasan szakítsa félbe az ülést, hogy megkérdezze. Az információk helyes megírása elég fontos ahhoz, hogy egy kis megszakítást indokoljon.
   • Ha egy indítvány módosítást kap, csak változtassa meg az indítvány szavait a jegyzeteiben. Nem szükséges megjegyezni, hogy módosítás történt, kivéve, ha ellentmondásos és sok vitát vált ki.

5. 

   Hallgassa meg a jelentéseket, és szerezzen be azokból másolatokat. Amikor egy jelentést, újságot vagy hasonlót felolvasnak, jegyezze fel a dokumentum nevét és azt, hogy ki olvassa azt, vagy az azt elkészítő albizottság. Ha egy mozgás követi a leolvasást, rögzítse úgy, mint bármelyik másikat.
   • Célszerűbb egy példányt beszerezni az ülés végén. Jegyezze fel, hogy később kérjen másolatot az olvasótól vagy az értekezlet vezetőjétől, és csatolja azt az átírt jegyzőkönyvhöz.
   • Ha nem áll rendelkezésre másolat, vegye figyelembe, hogy hol tárolja az eredeti dokumentumot. Lehet, hogy az értekezlet után ezeket az információkat kell kérnie.
   • Ha egy tag szóbeli beszámolót készít a dokumentum elolvasása helyett, írjon egy rövid és objektív összefoglalót a jelentésről anélkül, hogy részletesen foglalkozna, vagy szó szerint idézné az előadót.

6. 

   Jegyezze fel a megtett vagy megjelölt műveleteket. Ez magában foglalja a legutóbbi megbeszélésen kiosztott feladatok és az új műveletek ellenőrzését. Maradt valaki levelet írni? Írja le az illető nevét és utasításait.
   • A találkozó alakiságától függően ezek közül az akciók közül sok a „mozgások” kategóriájába tartozik. Kevésbé hivatalos találkozókon szükség lehet a füled nyitva tartására a kevésbé egyértelműen szervezett döntésekhez is.
   • Röviden említse meg a döntés mögött meghúzódó érveket, ha azok meg vannak adva.

7. 

   Jegyezze fel az összes ügyrendi pontot és döntést. Amikor egy eljárás ellen kifogást emelnek, írja le a teljes kifogást és annak alapját, valamint az elnök által hozott teljes döntést.
   • Tartalmazzon minden utalást Robert ügyrendjére, szervezeti irányelveire vagy vállalati protokolljára.

8. 

   Csak ha szükséges, írja le a megbeszélések összefoglalóit. Hivatalosan a jegyzőkönyv rögzíti, mi volt Kész, nem az, ami volt mondottMindazonáltal teljesítsen minden konkrét kérést, amelyet a szervezet nyújt Önnek.
   • A megbeszélések rögzítésekor legyen a lehető legobjektívebb. Tartalmazzon konkrét pontokat, ne véleményeket, és minimalizálja a melléknevek és határozószók használatát. Célod, hogy száraz, tényszerű és unalmas módon írj!
   • A beszélgetés összefoglalása során ne adjon nevet másoknak. Különösen fontos, hogy ezt ne tegyük olyan heves vitákban, amelyek megbánthatják Önt.

9. 

   Kösse össze a végeket a találkozó végén. Írja le a végét, és ne felejtse el beszerezni a jelentések másolatait, vagy emlékeztesse valakit, hogy küldje el neked.
   • Vessen egy pillantást a jegyzeteire, hogy kiderüljön, hiányzik-e valami, vagy tisztázásra szorul-e. Ha kérdezni kell valakitől, tegye meg, mielőtt az illető elmegy.

4. rész: A jegyzőkönyv átírása

1. 

   Indítsa el ezt a folyamatot, amint lehet. A legjobb, ha a találkozó után azonnal átírja a hivatalos jegyzőkönyvet, amikor az események még mindig frissek lesznek a fejében.

2. 

   Számítógéppel írjon bejegyzéseket az értekezletre. Lehet, hogy már megtette ezt, ha notebookot használt. Mentse el jegyzeteit, és kezdjen el új dokumentumot készíteni a percekről, így összehasonlíthatja a két dolgot egymás mellett.

3. 

   Formázza a jegyzeteket rendezett bekezdésekbe. Minden új indítványnak, döntésnek vagy ügyrendi kérdésnek a saját bekezdésében kell lennie. Formázáskor ellenőrizze, hogy:
   • A helyesírást és nyelvtant használta. Használjon helyesírás-ellenőrzőt, ha szükséges.
   • Ugyanazt a feszültséget használta a szövegben. Használja a tökéletes múlt időt vagy a jelent, de ne váltogassa őket ugyanazon dokumentumban.
   • A lehető legobjektívebb volt. Véleményének nem szabad megjelennie a jegyzőkönyvben, mivel olyan objektív nyilvántartást szeretne létrehozni, amelyet mindenki használhat.
   • Egyszerű és pontos nyelvet használt. Minden homályos nyelvet pontos szavakkal kell helyettesíteni, és a díszített leírásokat el kell távolítani.
   • Csak a megtett intézkedéseket tartalmazta, a vitákat nem. Hacsak nem kérik meg, hogy írja le a vitákat, koncentráljon arra, ami volt Kész, nem az, ami volt mondott.
   • Az egyszerű hivatkozás érdekében megszámozta az oldalakat.

4. 

   Osztja el a jegyzőkönyv tervezetét a tagoknak. Küldjön mindegyiknek egy példányt a jelenléti íven található elérhetőségek segítségével. Ha nem rendelkezik ezzel az információval, az értekezlet vezetőjének képesnek kell lennie kapcsolatba lépni Önnel.

5. 

   Szerezd meg a jegyzőkönyv jóváhagyását. Megkérhetik, hogy a következő ülésen olvassa fel és olvassa el jóváhagyásra. Ha a mozgás átengedett, írja le.
   • Ha a jegyzőkönyvet kijavítják az elfogadás előtt, akkor változtasson a dokumentumon, és a végén jelezze, hogy a jegyzőkönyvet kijavították a konkrét javítások leírása nélkül.
   • Ha javaslatot tesznek a jegyzőkönyvek helyesbítésére a jóváhagyásuk után, akkor a vonatkozó jegyzőkönyvben szerepeltesse az indítvány pontos szavait, és hogy jóváhagyják-e vagy sem.

4. rész a 4-ből: Az ülés jegyzőkönyvének sablonja

1. 

   Nyissa meg az értekezlet sablon webhelyét. Ezek az előre elkészített sablonok időt takarítanak meg a percek szervezésében, és segítenek megelőzni a hibákat.

2. 

   Töltsön el időt minden egyes webhely megtekintésével. Használja keresési funkcióikat, és nézze át a lehetőségeket, hogy megtalálja az Ön számára legmegfelelőbbet.
   • Ha konkrét modellre van szüksége, például általános vagy szabványosra, keresse meg a webhelyeket az Ön egyedi igényeinek megfelelően, és töltse le a modelleket a megfelelő gombokra kattintva. Mentsen el egy könnyen megtalálható helyre, hogy ne veszítse el őket.

3. 

   Nyissa meg a fájlt. A letöltés után csomagolja ki és nyissa meg a Microsoft Word vagy az Excel programban. A minőség és a könnyű használat javítása érdekében használja a Microsoft Word legújabb verzióját, mivel annak naprakészen tartása megkönnyíti a dolgokat és lehetővé teszi az új funkciók előnyeinek kihasználását.

4. 

   Adja hozzá cége logóját és szerzői jogait a fejlécbe. Törölje a logó mintáját, de ne olvassa el először azokat a használati feltételeket, amelyekből a modellt beszerezte. Végül is nincs szükség jogi problémákra, igaz?

5. 

   Változtassa meg a címet. A címsorban jelölje ki a "Találkozó / csoport" szavakat, és írja meg a jegyzőkönyvének címét.

6. 

   Téma módosítása (opcionális). A percek modelljének szebbé és professzionálisabbá tétele érdekében fontolja meg a színek megváltoztatását vagy a kész téma kiválasztását. Könnyű: keresse meg az "Oldalelrendezés" fület, és kövesse a "Színek és témák" szakaszig. Itt testreszabhatja modelljének megjelenését, és akár a vállalati logó színeihez is igazíthatja.

7. 

   Nevezze el a sablon szakaszait. A modellben több mezőnévnek kell lennie. Szüksége lehet többre vagy kevesebbre, vagy még mindig nem tetszik a szakaszok megnevezése. Testreszabhatja őket az értekezlet igényeinek megfelelően.

8. 

   Mentse el a sablont a füzetébe, hogy elvihesse az ülésekre, és elkezdhessen jegyzőkönyveket készíteni. Ha továbbra is használja a Microsoft Office programot, a dolgok gyorsak és egyszerűek lesznek, és még szervezettebben és pontosabban követheti az ülést, mint korábban. Alternatív megoldásként kinyomtathatja a sablont, hogy kézzel írja le, de tartsa meg a mezők magasságát, hogy annyi információt adhasson meg, amennyire szüksége van.

9. 

   Tekintse át a modelljét. Gratulálunk! Az értekezlet jegyzőkönyv sablonja elkészült. A termelékenység és a pontosság az értekezletek során várhatóan ugrásszerűen emelkedni fog, most, amikor van egy modell, amely irányítja Önt és rendezi gondolatait. Mint minden projektnél, tekintse át a részleteket, hátha valami hiányzik vagy zavaró. Miután megbizonyosodott arról, hogy minden rendben van, elkészült a modellje, és készen áll a következő találkozókra.

Tippek

• Írja be a jegyzőkönyvet közvetlenül az értekezletek befejezése után, mivel az a legjobb, ha ezeket az eseményeket még mindig szem előtt tartva tartja. Fontos továbbá, hogy a résztvevők a találkozó befejezése után a lehető leghamarabb megszerezzék a szükséges lépések másolatát.
• Üljön a lehető legközelebb az értekezlet vezetőjéhez, hogy mindent hallhasson és tisztázást kérhessen anélkül, hogy fel kellene emelnie a hangját.
• A jegyzőkönyvet tartsa biztonságos helyen.
• Kérd meg az embereket, hogy írják le indítványaikat, hogy ne kelljen a helyszínen regisztrálniuk őket.
• Ne féljen bármikor félbeszakítani, és kérjen magyarázatot.
• A jegyzőkönyvek nagyon fontosak: megőrzik őket, és évekkel később felhasználhatók. Ha például jogi kérdésről van szó, akkor valaki hírneve a jegyzőkönyvektől függhet.
• Olvassa el a Frissített Robert rendelési szabályzat, különös tekintettel arra a szakaszra, amely a titkárságról beszél.
• Írja le a dolgokat, ahogy történnek. Ha ugyanaz a téma kétszer is felmerül, ne csoportosítsa.

Figyelmeztetések

• Ne tegyen túl sok részletet a jegyzőkönyvbe. Még akkor is, ha a beszélgetések rögzítésére szólítják fel, tartsa azokat a lehető legrövidebb időn belül és objektívebben. Korlátozza magát, hogy csak a felmerülő főbb kérdésekről számol be, különben le fog borulni, és töltse fel a dokumentumokat felesleges részletekkel.
• A jegyzőkönyvért felelős személy személyes értelmezéseinek és érzéseinek nem szabad bekerülniük a nyilvántartásba.
• Ha az ülés egy része bizalmas, nem jelenteni. Ehelyett írja, hogy "a testület arról számolt be, hogy a megbeszélés bizalmas volt. Ezért nem vették fel."
• Ha bizalmas vita rögzítésére szólítanak fel, például egy ügyvéd és ügyfele találkozóján, akkor ezt egy perc alatt tegye meg elválasztott és tartsa távol a közgyűlési jegyzőkönyvektől. Jelölje bizalmasként, és tegye egyértelművé, ki férhet hozzá.