Szerző:
Robert White
A Teremtés Dátuma:
6 Augusztus 2021
Frissítés Dátuma:
12 Lehet 2024
Tartalom
Mindannyian tudjuk, hogy a munkahelyi szervezettség fontos; ennek ellenére ez sok ember számára végtelen csata. Ha hiszed, ha nem, a szervezettség megőrzése nem annyira ijesztő feladat, mint amilyennek hangzik. A szokások néhány gyors megváltoztatása és a folyamatos megoldások megkönnyíthetik ezt a folyamatot, mint gondolnád.
Lépések
1/4 módszer: A tér és idő kezelése
Figyelje tevékenységeit. Néhány napig rögzítsen több tevékenységét egy naplóba. Ez segít abban, hogy pontosan észrevegye, mit csinál, anélkül, hogy észrevenné, és megismerheti szervezeti és termelékenységi kudarcait. Ezenkívül ezt a gyakorlatot az általános céljainak szem előtt tartásával kell végrehajtania. A tevékenységi napló segítségével megismerheti, hogy mely feladatok pazarolhatják az idejét, és melyek hozzájárulhatnak céljainak eléréséhez.
Határozza meg a magas termelékenység ütemezését. Vannak, akik reggel produktívak, mások viszont utálják a korai kelés gondolatát. Lehet, hogy már van érzéke a nap azon részeire, amelyek produktívabbá tesznek. Függetlenül a preferenciáitól - éjszakák, reggelek, ebédidő vagy közvetlenül a csúcsforgalom előtt vagy után - használja ki ezeket az időszakokat a termelékenység maximalizálása érdekében.
Prioritás a feladatait. Mindannyian tudjuk, hogy egyes feladatok fontosabbak, mint mások; azonban nem mindig adunk megfelelő prioritást nekik. Fejlesszen ki például egy olyan rendszert, amely emlékeztetőkön keresztül osztályozza a feladatokat, amelyek őszintén és rugalmasan olyan márkákat tartalmaznak, mint a zászlók vagy a csillagok. Tartsa ezeket az emlékeztetőket számítógépe vagy asztala közelében, legyen az virtuális vagy fizikai. Szánjon több idejét és energiáját a lista legfontosabb prioritásaira. Ilyenek lehetnek rövid határidős feladatok, például azok, amelyeket a nap végéig vagy a következő napig be kell nyújtania. Előtérbe helyezheti az ügyfeleknek, főnököknek vagy másoknak a válaszokat is, akik felelősek a keletkező kiadásokért. És ha nem biztos abban, hogy egy feladat mennyire érzékeny vagy fontos, mindig érdemes feltenni.
Azonnal hajtsa végre a gyors feladatokat. Nem kell minden feladatot fontossági sorrendbe állítani és egy adott időre ütemezni. Néhányuk megtervezése vagy ütemezése annyi időt vehet igénybe, mint a teljesítés. Ha igen, és azonnal elvégezheti ezeket a feladatokat, élvezze! Ezeknek az akadályoknak az ilyen kezelése szintén segít elkerülni a halogatást.
Kezelje a rendetlenséget és a munkaanyagokat. Asztaljaink könnyen mozoghatnak a rendetlenség jeleneteitől a filmekhez méltó rombolási jelenetekig - ami megnehezíti a szervezést. Vannak, akik szigorú takarítási irányelvek szerint működnek. Bár nem elengedhetetlenek, tegyen néhány lépést a munkaállomás megtisztítására.
- Folytassa a megrendelést. Dobja ki a szemetet, és szisztematikusan archiválja a szükséges anyagokat. Tisztítsa meg a rendetlenséget, amikor csak lehetséges: szünetekben vagy feladatok között.
- Azonnal keletkező szennyeződéseket tisztítsa meg. Tehát később nem kell aggódnia a takarítás miatt. Ezenkívül megakadályozza, hogy a jelenlegi rendellenesség a jövőben az asztalon maradjon.
- Tartsa kéznél a szükséges kellékeket. Nyilvánvaló, hogy nem minden körülötted a rendellenesség jele. A rendelkezésre álló eszközök rendelkezésre állása megtakarítja az idejét és jól használja ki értékes helyét.
A tevékenységek és találkozók ütemezése. Vannak, akik csak megbeszéléseket ütemeznek, de nem készítik a szükséges tevékenységek listáját. Hasznos lehet a legfontosabb feladatok, valamint a megbeszélések ütemezése. Speciális feladatokat "csoportosíthat" is. Például: csak kedden és csütörtökön ütemezheti az értekezleteket. Szabadidőt is tartson a naptárában, hogy különítsen el magának kreatív időt vagy váratlan eseményeket.
- Használjon napirendet és naptárt. Ezek az eszközök lehetnek papír vagy virtuális alkalmazások formájában, mint például az iCalendar és a Google Asszisztens.
- Válassza szét tevékenységeit kategóriákra. A tevékenységek szín szerinti besorolása vagy elkülönítése gyors vizuális emlékeztetőket adhat a fontos dolgokról. Ezek a kategóriák magukban foglalhatják például: levelezést, projekteket, eseményeket, találkozókat, megbeszéléseket, sőt szüneteket vagy fizikai gyakorlatok idejét.
- Optimalizálja a technológiáját. A virtuális naptárak és e-mail platformok, például az Outlook, egyesíthetik a teendőlistákat, a névjegyeket és a címeket. Ez nemcsak hatékonyabbá tesz mindent, hanem optimalizálja gondolkodási folyamatát is.
- Lehetőség szerint delegáljon feladatokat. Tekintettel a napi munka intenzitására, könnyű elfelejteni, hogy nem kell mindent egyedül elvégeznie. Átruházza a feladatokat egy asszisztensre, vagy ha különösen el van ragadtatva a házimunkával, kérje meg egy kollégáját, hogy tegyen meg egy szívességet és segítsen bizonyos feladatokban. Akkor jutalmazhatja őket, ha minden nyugodtabb.
4/2-es módszer: Szisztematikus gondozás az e-mailekkel
Ütemezett időpontokban ellenőrizze e-mailjeit. Nem mindenkinek kell ragaszkodnia a postaládájához, mivel sok fogadott üzenet nem olyan sürgős. Ha olyan helyen dolgozik, ahol nincs szükség azonnali válaszra az e-mailekre, ellenőrizze beérkező üzeneteit ütemezett időpontokban - naponta körülbelül háromszor vagy négyszer.
Archiválja az e-maileket. Használja ki a mappákat és a címkéket, ahelyett, hogy hagyja, hogy az üzenetek felhalmozódjanak a beérkező levelek között. Az Outlook mappákkal és almappákkal rendelkezik, míg a Gmail címkékkel és több különálló postaládával rendelkezik. Ha például újságíró vagy, mappáidat "Aktuális jelentések", "Jövőbeli jelentések", "Régi jelentések", "Interjúk és források" és "Történetek és ötletek" néven nevezheted.
- Törlés és archiválás. Archiválja a régi és fontos leveleket, és törölje a többit. A fenti példában a "Régi jelentések" mappa újságíró fájlként szolgál. Amikor elkezdi törölni a régi e-mail üzeneteket, meg fog lepődni azon, hogy hány elem kerül a kukába, és hány elem van tárolva. Néhány ember azt is szereti, ha a beérkező levelek üresek - egyetlen üzenetet sem hagy olvasatlanul (vagy nem hagy egyetlen üzenetet sem a beérkező üzeneteiben). A mappák és címkék használatán kívül ürítheti a dobozt az "Archiválás" funkcióval, törölheti a régi e-maileket a munkahelyi szünetekben vagy a fiókszervező alkalmazások segítségével.
Amikor csak a leghatékonyabb, használjon más kommunikációs formákat. Előfordul, hogy egy egyszerű telefonhívás megoldhat egy olyan problémát, amely tíz e-mail cseréjét igényli. Ha igen, hívja az illetőt! Ha tudja, hogy az e-mailek cseréje vitát vált ki, vagy sok üzenetet von maga után, akkor a legjobb, ha telefonon beszél. Így több részletet kaphat, elkerülve az elektronikus üzenetek útján a hosszú és hosszadalmas beszélgetést. Akár e-mailt is küldhet egy kollégájának, és mondhat ilyesmit: "Nagyon sok kérdésem lenne önnek ebben a témában. Talán beszélnünk kellene egymással. Felhívhatlak öt perc múlva?"
Korlátozza a megszakításokat. Bár a stratégiai szünetek hasznosak, a munkaidőben történő megszakítások nem. Lassíthatják, megszakíthatják munkakörüket és elveszíthetik gondolkodásmódjukat. Tehát próbáljon speciális írott és hangos üzeneteket használni, ha tudja, hogy túl elfoglalt. Ezeket az eszközöket nem csak akkor kell használni, ha éppen nem az irodában tartózkodik; akkor használhatók, ha elakadt a feladatokkal. Sokan alkalmazzák a "nyitott ajtó" politikát is - de nem kell állandóan nyitva hagynia a szobáját. Akár hagyhat is egy barátságos jegyzetet az ajtóban, mondván, hogy valami "hívás közepén vagyok" vagy "elfoglalt vagyok. Kérjük, jöjjön vissza később, vagy küldjön egy e-mailt".
Használja a "felhők" szolgáltatásait. A felhőszolgáltatás (más néven "cloud computing") figyelembe vehető, mivel olcsóbb, skálázható, hatékony és könnyen frissíthető. Az e felhők által elérhető tartalom különösen hasznos lehet, mivel különböző eszközökön érheti el: számítógépeken, táblagépeken, okostelefonokon stb. A felhőtárolás elsődleges vagy másodlagos módként is szolgál a digitális biztonsági mentések készítéséhez. Forduljon a munkahelyén az informatikáért vagy szoftverért felelős személyhez. Lehet, hogy már van egy kis szabad hely a felhőkben (vagy akár meg is vásárolhatja ezt a helyet kis éves díjakért).
Használja az internetes kedvenceket. A legjobb böngészők lehetővé teszik könyvjelzőkkel történő felvételét - amikor elmenti és rendszerezi a gyakran felkeresett e-mail címeket az egyszerű és gyors hozzáférés érdekében. Használja ki őket, hogy ne felejtsen el olyan fontos webhelyeket, amelyek iparági híreket vagy információkat tartalmaznak.
3/4 módszer: Az idő kihasználása
Kerülje a több feladat egyidejű gyakorlását. Ebben a tekintetben a legtöbb szakértő hasonló véleményen van. Bár a tévében gyorsnak és hűvösnek tűnhet, több feladat („multitasking” vagy „multitasking”) egyidejű gyakorlása nem hatékony, és ronthatja szervezeti hatékonyságát. Válassza ki, hogy teljes figyelmét egyszerre csak egy feladatra fordítja; fejezze be, és folytassa a lista következő elemével.
Hozzon létre egy ütemtervet vagy naptárt magának. Szerencsére a legtöbb munkahely nem követeli meg, hogy mindent pontosan a napjára ütemezzen. Hasznos lehet azonban a legfontosabb események, valamint a nap legfontosabb eseményeinek és feladatainak alapvető ütemtervének betartása.
- Határidők meghatározása bizonyos tevékenységekhez. Egyes feladatok nem igénylik ezeket a korlátokat, de másoknak időparaméterekkel kell rendelkezniük, hogy javíthassák a termelékenységet. Gondoljon azokra a napi tevékenységekre, amelyek általában hosszabb ideig tartanak, mint általában - és adjon nekik konkrét határidőket a jövőben.
- Szánjon külön időt más tevékenységekre. Egyes tevékenységek - amint azt tapasztalatból tanultátok - általában több időt igényelnek a vártnál; ez azonban nem feltétlenül rossz. Különítsen el plusz időt az előtte és utána az ilyen típusú feladatok elvégzésére (és különösen fontos eseményekre és találkozókra).
Használjon stopper alkalmazást, fizikai stoppert vagy riasztót. Ezek az eszközök hatékonyak lehetnek, ha takarékosan használják őket. Vannak, akik 10, 15 vagy 30 perccel korábban szeretik beállítani a riasztást, hogy előzetes figyelmeztetéseket kapjanak és felkészüljenek egy tevékenységre. Emlékeztetőket is használhat.
Kerülje a tevékenységek elhalasztását. Kérdezd meg magadtól, hogy feltétlenül szükséges-e ez a halasztás, vagy csak a halogatás példája. Ha úgy gondolja, hogy halogatja, ne halogassa a feladatot - azonnal fejezze be! Ha azonban a tevékenység elhalasztása elkerülhetetlen, jegyezze meg azt a pontot, amikor megszakította, és állítson be egy másik konkrét időpontot a befejezésére. Egy másik lehetőség egy készenléti terv készítése. Például: ha le kell mondania a személyes találkozót, akkor lehet, hogy hívást kezdeményezhet (hang és / vagy videó segítségével) az illetővel.
4/4-es módszer: Gondoskodás testi és lelki egészségéről
Tartson szüneteket. Fontos a mentális szünetek tartása annak érdekében, hogy egészséges és produktív maradhasson. Hajlamosak vagyunk annyira elmerülni a munkahelyen, hogy néha nem tartunk szüneteket - annyira elengedhetetlenek. Ezek a szünetek megadják a szükséges többit és javítják a termelékenységünket, de lehetővé teszik, hogy visszalépjünk és feltegyük magunknak a kérdést, hogy a lehető leghatékonyabban használjuk-e az időnket.
Aludj jobban. Ha nem alszunk jól, másnap döbbenten, fáradtan vagy kedvetlenné válhatunk, ami alááshatja a hatékonyságot és a munkahelyi terveinket. Tervezzen legalább hét-nyolc megszakítás nélküli éjszakai pihenést.
Ne hasonlítsa össze magát munkatársaival. Ezen emberek többségének munkája különbözik a mieink munkájától, és mindegyiküknek más a szervezési módszere. Lehetséges, hogy egy értelmes és hatékony módszer egy ismerős számára nem a legjobb a rutinjában, és fordítva.
Fogadja el, hogy a szervezet folyamatos folyamat. Ne számíts arra, hogy tökéletes leszel. A szervezet folyamatos és állandó figyelmet igényel. Nem leszel minden nap tökéletesen szervezett; egy kis megrendelés azonban sokkal hatékonyabbá teheti Önt.
