Tartalom

• szakaszában
• 1. rész Válasszon modellt
• 2. rész Beszerzési és szolgáltatási szerződés

Ebben a cikkben: ModelAccord of Beszerzési és Szerviz8 referenciák kiválasztása

Minden irodának fénymásolóra van szüksége, és általában elég pénzzel kell rendelkeznie ahhoz, hogy megvásárolja. Aláírás előtt végezzen alapos keresést, és figyelmesen olvassa el a bérleti és szolgáltatási megállapodások feltételeit. A legdrágább fénymásoló vagy még jobb minőség nem feltétlenül a legjobb választás irodájához.

szakaszában

1. rész Válasszon modellt

1. 
   

   
   Vásároljon megfelelő irodai modellt, ha otthoni iroda. Ha fénymásolót szeretne vásárolni a házhoz vagy egy olyan szolgáltatáshoz, amelyhez havonta több mint 700 másolat szükséges, vásároljon asztali modellt. Az ilyen típusú modellek olcsóbbak és egyszerűbbek, mint egy nagy gép. A cikkben szereplő többi információ a nagyobb irodák igényeihez igazodik.
   • A nyomtatóval és a lézer szkennerrel felszerelt fénymásoló általában 150 euró (csak fekete-fehér) és 500 euró (hatékonyabb, színes) ára.
   • A tintasugaras másológépek, akár színes másolók, akár 60 euróba kerülhetnek. Ha lézerrel dolgoznak, ezek akár kétszer-háromba kerülhetnek. Ebben az esetben számíthat 20 euróra fekete-fehér oldalra.

2. 
   

   
   
   
   Tanulja meg az alapokat. Noha a piacon még mindig korlátozott számú fénymásoló modell van, az egyes szolgáltatási típusokhoz megfelelő modell nehézség nélkül megtalálható.
   • fénymásolók lézer gyorsabbak és olcsóbbak, és hosszú ideig használhatók. fénymásolók tintasugaras nem ajánlott nagyvállalatok számára.
   • fénymásolók digitális messze praktikusabbak és szokásosabbak, mint a régi fénymásolók hasonló.
   • fénymásolók szín jelentősen drágábbak, és sokkal inkább hibásan működnek, mint a fénymásolók fekete fehér. Ha időnként színes nyomtatásra van szüksége, vásárolja meg a fénymásolót hibrid.

3. 
   

   
   
   
   Keressen egy többfunkciós gépet. Szinte minden modern fénymásológép rendelkezik integrált nyomtató funkcióval, néhányukban még szkenner vagy fax is található. Értékelje meg a "többfunkciós gép" használatának előnyeit és hátrányait, amely integrálja ezeket a funkciókat egy egyszerű fénymásoló és külső lapolvasó, nyomtató és fax használatával.
   • Általában olcsóbb, ha többfunkciós többfunkciós gépet vásárol, mint különféle gépeket különféle funkciókkal.
   • Különböző gépek használata csökkenti a hibás működés által okozott hatásokat.
   • A nagy osztályoknak több gépet kell használniuk, hogy elkerüljék az idő pazarlását egy gépen, ha hibás.

4. 
   

   
   Becsülje meg a havonta elkészíthető megfelelő példánymennyiséget. A fénymásoló igényeihez igazítása pénzt takarít meg, elkerülheti a késéseket, sőt csökkentheti a hibás működés gyakoriságát is. Végezze el ezt a létfontosságú lépést az alábbiak szerint.
   • Nézze meg rekordgyártási rekordját, lehetőleg az elmúlt 6–12 hónapban. Ha ezen idő alatt nem készített másolatot, kérje meg a jelenlegi másolatot, hogy készítsen másolatot a korábbi számlákról, feltüntetve a készített példányok számát.
   • Határozza meg a havonta elkészített példányok átlagos számát.
   • Szorozzuk meg ezt az átlagot 1,2-rel a biztonságért vagy 1,5-rel, ha biztosak vagyunk a becslésében. Ez lehetővé teszi, hogy elkerülje magát váratlan növekedéssel, és elkerülje a félrevezető hirdetéseket. Keressen egy fénymásolót, amely havi mennyiséget képes előállítani, amely valamivel magasabb, mint amit becsültél.

5. 
   

   
   Ellenőrizze a fénymásoló gyártási sebességét. Vizsgálja meg a nyomtatás sebességét, de ne vonja le a következtetést: a leggyorsabb szükségszerűen a legjobb. A leginkább hibás fénymásolók, amelyek működése lassú. Keresse meg az egyensúlyt a gyártási sebesség és a fénymásoló állapota között, a következő becslési utasítások követésével.
   • 11-20 példány / perc ("1. szegmens"): ajánlott otthoni irodákhoz vagy nagyon kicsi irodákhoz.
   • Percenként 21–30 példány (S2): ajánlott a legtöbb kis szolgáltatáshoz, havonta legfeljebb 6000 példányban. Vegye figyelembe, hogy ez az "alacsony" sebesség két-három másodpercenként egy oldal előállítása.
   • 31–44 példány / perc (S3): ajánlott kis és közepes méretű szolgáltatásokhoz (havonta legfeljebb 12 000 példány). Használja ezt a szegmenst vagy annál többet, ha a fénymásolót a szolgáltatás internetes hálózatához kell csatlakoztatnia.
   • Percenként 45–69 példány (S4): közepes és nagyméretű szolgáltatásokhoz. Általában ezt a szegmenst csak ügyvédi irodákban, könyvelőirodákban és más szolgáltatásokban használják, amelyek maximális másolatkészítést és következetes, következetes felhasználást igényelnek.
   • 70-90 ppm (S5): Olyan szolgáltatásokhoz, amelyeknél rendkívüli másolatok készítésére van szükség, vagy akiknek ideiglenesen kölcsönözniük kell a másolónyomtató berendezéseket.

6. 
   

   
   Kérdezze meg a befejezőket. A legtöbb fénymásoló automatikusan rendezi a többoldalas dokumentumokat. Egyes fénymásolók tartalmazhatnak további funkciókat vagy egy kiegészítő finiszert. Ellenőrizze a következő részleteket.
   • A tálcák száma (hány különböző dokumentumot tud egyszerre kihúzni)
   • Az egyes tartályok kapacitása (hány új példányt tárolhat az egyes tartályok?)
   • Tűzheti vagy perforálhatja a dokumentumokat a dokumentumok automatikusan? Ez a részlet nagyon fontos lenne azoknál a szolgáltatásoknál, amelyek magas szintű többoldalas dokumentumokat állítanak elő.

7. 
   

   
   Végezze el kutatását. A végső döntés meghozatala előtt ellenőrizze a következő részleteket.
   • Támogatja-e a másoló a kétoldalas nyomtatást (képes-e másolat mindkét oldalára nyomtatni)? ?
   • Milyen gyakran csökkentheti vagy bővítheti a fénymásoló egy dokumentumot?
   • Ha nem szabványos méretű papírt használ, képes-e a másoló megbirkózni vele?
   • A legtöbb kiváló minőségű színes fénymásológép beépíti a Raszter Képfeldolgozót (RIP). Ha a sajátodnak nincs, akkor külső RIP-t kell vásárolnia.
   • Mennyi az első példány nyomtatási ideje (az első példány kinyeréséhez szükséges idő)? Ha szolgáltatása általában csak egy példányt készít, akkor ez a fontos ízvilág.

2. rész Beszerzési és szolgáltatási szerződés

1. 
   

   
   Béreljen egy fénymásolót rövid távú használatra. A lízing feltételei egyszerűek: havonta fizetsz egy bizonyos összeget, majd a másolatot visszaadod, miután befejezte a használatát. Ez a lehetőség a kiadások szempontjából nem a legelőnyösebb, ezért tipikusan azoknak a vállalkozásoknak ajánlott, amelyeknél a dokumentummásolatok iránti igény hirtelen növekszik.
   • Kerülje az összetett bérleti díjakat, amelyek többletköltségeket vetnek fel. Meg kell próbálnia olyan szolgáltatást találni, amely átalánydíjat kínál, és bonyolult.

2. 
   

   
   Vásárolja a fénymásolót egyenesen, ha a költség megfizethető. Ehhez elegendő pénzt kell befektetnie a vásárláshoz. Tehát biztos lehet abban, hogy ezt a fénymásolót több mint két évig használja. Ha rendelkezik a szükséges pénzeszközökkel, ennek a taktikának két előnye van.
   • Lehetséges, hogy egy költségvetési évben leírhatja ráfordításait, amely rövid távú pénzügyi haszonnal járhat. Forduljon adószakértőhöz.
   • Nem fogja beragadni magát a bérleti szerződésbe, amely kevés pénzt takarít meg Önnek abban az esetben, ha később meg akarja változtatni a fénymásolókat.

3. 
   

   
   Vállalja, hogy vásárol egy már használt fénymásolót. Egy már használt fénymásoló rendszerint körülbelül egyötödére kerül egy új fénymásoló ára. Ha új vállalkozást indít, és fogalma sincs arról, hogy mennyi másolatot kell készítenie, a kockázat minimalizálásának legjobb módja egy már használt másológép megvásárlása. Kérdezze meg a dokumentumok vagy a másoló által már készített másolatok számát. Kiváló minőségű fénymásológép, amely percenként 45 oldalnál többet készít, megfelelő lenne 15-20 millió példányra. A lassabb, régebbi és alacsonyabb minőségű fénymásoló nem haladhatja meg az 1-5 millió példányt.

4. 
   

   
   Olvassa el figyelmesen a bérleti szerződés feltételeit. A kölcsönzés közös határ a vásárlás és a bérlés között. Ha egy másolatot egy vagy két évig használ, havi díjat fizet. Ennek az időszaknak a végén dönthet úgy, hogy jó áron vásárolja meg. Nagyon nehéz a járadék-szerződést az aláírás után megszüntetni, ezért figyelmesen olvassa el a megállapodás feltételeit.
   • A valós piaci értékű (JVM) lízingszerződés általában körülbelül 100–650 euró havonta, a másolók minőségétől függően. A járadékidő letelte után a bank a jelenlegi piaci érték alapján meghatározza a fénymásoló vételárát.
   • Az 1 dolláros lízingvásárlási koncepció lehetővé teszi a fénymásoló megvásárlását 1 dollárért, a lízing végén. Ez lényegében részletekben történő fizetés, magasabb havi díjakkal.
   • Abban az esetben, ha nemrég kezdte meg vállalkozását, a tulajdonosnak személyes garanciát kell aláírnia. Ez azt jelenti, hogy a bérbeadónak a saját zsebéből kell fizetnie a lízingköltségeket, ha a cég úgy találja, hogy nem tudja megtenni.

5. 
   

   
   Aláírja a külön szolgáltatási szerződést. Pénzmegtakarítás érdekében feltétlenül kötelezze el magát egy átfogó szerződés mellett, amely magában foglalja a bérleti és szolgáltatási szerződést. Ehelyett béreljen egy másik céget, amely képes a másoló tárolására és javítására. Vizsgálja meg a következő részleteket a szolgáltatási szerződésben.
   • A szolgáltatás költségeit másolaton értékelje. Szorozzuk meg ezt a költséget a havonta elkészített példányok mennyiségével, hogy meghatározzuk a teljes havi költséget.
   • Állítsa be a minimális havi költséget. A nehéz hónapokban előfordulhat, hogy ezt a díjat fizeti ahelyett, hogy fizetne a másolási szolgáltatást. Becsülje meg a többletköltségeket a munka elmúlt 12 hónapjában elkészített példányok mennyisége alapján.
   • Ideális esetben legfeljebb 4 órás válaszidőt kell beállítani a sürgős hibaelhárításhoz.
   • Ha irodája a rendes munkaidőn kívül működik, ellenőrizze, hogy sürgősségi segítség áll-e rendelkezésre ezekben az órákban.