Tartalom

• szakaszában
• 1. rész Indítsa el a levelet
• 2. rész Írja be a levél törzsét
• 3. rész fejezze be a levelet
• 4. rész A levél kitöltése

Ebben a cikkben: Indítsa el a betűtCsökkentse a levél törzsét Töltse ki a leveletLegyen a betűre14 Hivatkozások

Kereskedelmi levelet kell írni? Az ilyen típusú betűk általában jól ismert és könnyen alkalmazható szerkezetet követnek, amely a különféle tartalmakhoz alkalmazkodik. Az üzleti levelet mindig keltezni kell. Ezenkívül tartalmaznia kell néhány bekezdést és információkat a feladóról és a vevőről. Írja meg sajátját, és ha szükséges, hajtsa végre a szükséges változtatásokat, hogy megfeleljen a vállalat által meghatározott szabványoknak.

szakaszában

1. rész Indítsa el a levelet

1. 
   

   
   Ismerkedjen meg az elrendezéssel. A levél tartalmától függetlenül alkalmaznia kell a bemutatási szabályokat. A kereskedelmi leveleket gépelni kell. Használjon általános betűtípust, például „Arial” vagy „Times New Roman”. Ha lehetséges, válasszon párnázott bekezdéseket, amelyek egyenértékűek az új bekezdések elindításával, ha a gomb kétszer megüt. belépés és ne kényeztesse magát.
   • Hagyja mindkét oldalán 2,5 cm margót.
   • A digitális üzleti levelet közös betűkészlettel kell összeállítani. Professzionális e-mailben kerülje a kurzív vagy az e-t, a fekete-fehér kivételével.

2. 
   

   
   
   
   Válasszon megfelelő papírt. Az e-t A4-es méretű lapra kell nyomtatni. Ha az Egyesült Államokban él, használjon 216 mm × 279 mm vagy 8,5 "× 11" méretű levélméretű papírt. Néhány nagy szerződést legális méretű lapokra (216 mm × 356 mm) lehet nyomtatni.
   • Ha nyomtat egy levelet, hogy elküldje azt, fontolja meg a vállalat fejét hordozó papír használatát. Ezzel a levél hivatalos kapcsolatot fog kapni, mivel az olvasó látni fogja a cég logóját és elérhetőségét.

3. 
   

   
   Adja meg a vállalat adatait. Írja be a cég nevét és címét, a cím minden elemét külön sorra írva. Ha a saját nevében dolgozik, adja hozzá a nevét a cégnév helyett vagy felett.
   • Ha a vállalkozás rendelkezik használatra kész fejléccel, akkor azt használhatja az adatok saját beírása helyett.
   • Ha ön maga adja meg a címet, indokolja azt balra vagy jobbra az oldal tetején, az Ön preferenciáitól vagy a cég utasításaitól függően.
   • Ha külföldre szállítja a levelet, írja be az ország nevét nagybetűkkel.

4. 
   

   
   
   
   Adja meg a dátumot. További szigorúság érdekében írja be a teljes dátumot. Például: "2012. április 1." Francia nyelvű levélben a helynek és a dátumnak az oldal jobb felső sarkában kell megjelennie.
   • Ha levelének írása több napig tartott, jelezze azt a dátumot, amikor elkészítette a levelet.

5. 
   

   
   Adja hozzá a címzett adatait. Írja be a címzett teljes nevét, adott esetben a címet, a vállalkozás nevét és címét. Ezen információknak ebben a sorrendben kell megjelenniük, minden elemmel külön sorban. Adja meg a hivatkozási számot. A francia nyelvű levélben a címzett adatait fel kell tüntetni a jobb oldalon, néhány sor a dátum alatt.
   • A közvetlen válaszhoz kívánatos, hogy a levelet egy adott személynek címezze. Ha nem veszi figyelembe a címzett nevét, végezzen egy kis kutatást. Vegye fel a kapcsolatot a céggel, hogy megtudja az érintett személy nevét és beosztását.

6. 
   

   
   Válasszon hívási űrlapot. Ez a képlet kifejezi az Ön iránti tiszteletet. A képletet attól függően választja, hogy ismeri-e a szomszédját vagy sem. Azt is figyelembe veszi a kapcsolatok ismerete vagy formalizmusa. Vizsgálja meg a következő lista lehetőségeit.
   • Használja a "Kinek jobb:" kifejezést csak ha nem tudja pontosan, kinek kell címeznie a levelet.
   • Ha a címzetttel való kapcsolat felületes, akkor a legjobb az "uram" vagy a "asszony" kifejezés használata, hogy elkerüljék a furcsaságot.
   • Megadhatja a címzett címét is, például: "igazgató úr".
   • Ha nagyon jól ismeri a címzettet, és ha a jelentései ismerkednek, használhat egy személyesebb képletet, például "Kedves Suzanne".
   • Ha kétségei vannak a címzett neme miatt, használja a következő képletet: "Hölgyeim, uraim".
   • Ne felejtsük el vesszőt helyezni a hívás vagy a kettőspont képlet (:) után a "Kinek igaz" kifejezés után.

2. rész Írja be a levél törzsét

1. 
   

   
   Válasszon megfelelő hangot. Egy közismert mondás szerint az idő pénz, és a legtöbb üzletemberek utálják pazarolni idejét. Ezért levelet kell rövid és pontos hangon írni. Könnyítse meg az olvasást azáltal, hogy egyenesen a pont felé indul, és egy tömör bekezdéssel kezdődik.Például, mindig el lehet kezdeni egy ilyen mondattal: "arról írok ...".
   • Kerülje a virágos átmeneteket, a pompás szavakat vagy a hosszú, kanyargós mondatokat. Ehelyett keresse meg a legalapvetőbbet, amilyen gyorsan és egyértelműen lehetséges.
   • Adjon meg egy meggyőző stílust. Valószínűleg a célja az, hogy rábeszélje az olvasót, hogy tegyen valamit, meggondolja magát, javítson ki egy problémát, számlát fizessen vagy cselekedjen. Tehát, tedd le nézetedet meggyőződéssel.

2. 
   

   
   Használjon személyes névmások Teljesen helyes a személyes névmások használata kereskedelmi levélben én, minket és Ön. Ha önmagadról szól, használja a személyes névmást én. A személyes névmásolót fogja használni, Ön beszélni a címzettről.
   • Legyen óvatos, amikor levelet ír egy szervezet nevében. Ha bemutatja a vállalat nézőpontját, akkor a személyes névmásolatot kell használnia minket. Így az olvasó tudni fogja, hogy a társaság szempontjából szól. Ha kifejezi saját véleményét, használja én .

3. 
   

   
   Legyen világos és tömör. Pontosan tájékoztassa az olvasót beszédének témájáról, mert csak akkor válaszol gyorsan, ha a levél tiszta, mint a sziklavíz. Különösen egyértelműen jeleznie kell, hogy azt akarja-e, hogy a címzett adjon neked valamit, vagy egy bizonyos irányba járjon el. Magyarázza el lehetőleg röviden a helyzetét.

4. 
   

   
   Használja az aktív hangot. A helyzet leírásakor vagy kérés benyújtásakor az aktív hangot, és nem a passzív hangot használja. Annak kockázata, hogy félreérthető vagy személytelen lesz, ha passzív hangon fejezik ki. Ezen felül az aktív hang egyszerűbb és egyenesen a lényegre megy. Itt van két példa.
   • Passzív módon: "Napszemüvegeit nem az erõsség szem előtt tartásával tervezték, vagy gyártják. "
   • Aktív út: "Vállalata napszemüveget tervez és gyárt, anélkül, hogy odafigyelne az erőre. "

5. 
   

   
   Ha szükséges, nyugodjon meg. Az emberek levelet írtak másoknak. A lehető legnagyobb mértékben kerülje a szabványos leveleket, mert nem fog tudni kapcsolatot létesíteni valakivel egy sztereotípiás levél küldésével. Kerülje el azonban olyan beszélgetési vagy szleng kifejezéseket, mint például a "kell mondani", mert "be kell engedni" vagy a "pénz" a "pénz". Tartsd professzionális stílusát, de barátságosan és barátságosan.
   • Ha nagyon jól ismeri a címzettet, lehetséges egy kedves képlet is az üdvözlet kifejezésére.
   • A józan ész segítségével határozhatja meg személyiségének azon aspektusait, amelyeket felfed. Néha egy kis humor valóban megkönnyíti az üzleti kapcsolatot, de légy óvatos, mielőtt elmondsz anekdotát.

6. 
   

   
   Légy udvarias. Önnek is kell lennie, még akkor is, ha panaszt vagy panaszt ír. Vizsgálja meg a címzett helyzetét, és felajánlja neki, hogy hozzáértő és kedves hangon tegyen meg mindent, amit megtesz ésszerű korlátok között.
   • Például egy ártatlan panaszt a következőképpen lehet írni: "Úgy gondolom, hogy napszemüveged annyira szegény, hogy úgy döntöttem, hogy többet nem vásárolok. Másrészről egy udvarias követelés így nézne ki: "Csalódott vagyok a napszemüvegeiben, és úgy döntöttem, hogy a jövőben készleteket tudok készíteni más szállítóktól. "

7. 
   

   
   Használjon a második oldal az extra oldalak fejlécében. Az üzleti levelek többségének elég tömörnek kell lennie ahhoz, hogy egy oldalra elférjen. De ha hosszabb a levél, például szerződés vagy jogi következtetések, akkor további oldalakra lehet szüksége. Használjon a második oldal fejléc, ugyanabból a papírból készült, mint az első oldal, de általában rövidített címmel.
   • Írja az oldalszámot a második és az azt követő oldalak tetejére. Megadhatja a címzett nevét és a dátumot is.

8. 
   

   
   Kötd össze mindent. Az utolsó bekezdésben foglalja össze azokat a pontokat, amelyekkel a levél szövegében foglalkozott, és egyértelműen adja meg a cselekvési tervét, vagy azt, amit elvár a kedvezményezettől. Javasolja, hogy vegye fel Önnel a kapcsolatot, ha bármilyen kérdése vagy aggálya lenne, amelyet kifejezni szeretne. Köszönöm a címzettnek a figyelmet, amelyet a vizsgált levélre vagy kérdésre adott.

3. rész fejezze be a levelet

1. 
   

   
   Válasszon udvariassági űrlapot. Végül, a fellebbezési űrlapokhoz hasonlóan tiszteletet és formalitást kell mutatnia. Választhat egy olyan képlet nélkül, ha fennáll annak a kockázata, hogy megtéveszti magát: "kérem, higgyen (uram) tiszteletreméltásom biztosításában" vagy "könyörgöm, hogy fejezzék ki (uram) odaadó érzéseim kifejezését. Hasonlóképpen, ha ez e-mail, fontolja meg az olyan kifejezések használatát, mint például "szívélyesen", "tiszteletteljesen" vagy "őszintén", amelyek kevésbé formálisak, de elfogadhatók.

2. 
   

   
   Írja alá a levelet. Ugorjon körülbelül négy sort az aláírás aláírása előtt. Az aláírás előtt nyomtassa ki levélét. Jobb, ha kék vagy fekete tintát használ. Ha levelet küld e-mailben, szkennelje be aláírását és tegye a képet a levél megfelelő részébe.
   • Ha egy másik személy nevében írja alá a levelet, írja be a "p. o. : »Az aláírás előtt. Ez a "proxy" kifejezés rövidítése, amely "helyett" vagy "a" nevében jelent.

3. 
   

   
   Írja be nevét és elérhetőségét Aláírásához írja be nevét, címét, telefonszámát, e-mail címét vagy egyéb vonatkozó elérhetőségi adatait. Írja be az egyes elemeket független sorba.

4. 
   

   
   Adja hozzá a gépíró kezdőbetűit. Ha a levelet nem a szerző írta, akkor az aláíró táblához hozzáadhatja annak kezdőbetűit. Néha néhány vállalat azt kérdezi, hogy szerepeltesse a levél szerzőjének kezdőbetűit, hogy könnyebben megtalálják az embereket, akik részt vettek a levél kidolgozásában.
   • Ha csak a gépíró kezdőbetűit találja, akkor írja be őket kisbetűvel, például: mj.
   • Ha belefoglalja a szerző nevét, használjon nagybetűket, miközben a gépíró kezdőbetűit kisbetűvel tartja, például: RW: mj. A két kezdőbetűt elválaszthatjuk perjel segítségével, például: MW / mj.

5. 
   

   
   Jelölje meg a mellékleteket. Ha a levélhez alkatrészeket csatolt, írjon be néhány alkatrészt a koordinátáik alá, és adja meg az alkatrészek számát és típusát. Írja például: "Mellékletek (2): űrlap, prospektus".
   • A "Mellékletek" kifejezést a "P. j" betűvel is rövidítheti.

6. 
   

   
   Írja be a címzettek nevét. Ha egy levél másolatát elküldi egy másik személynek, akkor ezt meg kell említenie a levélben, amikor a "Mellékletek" sor alá a "cc" rövidítést írja, amelyet a személy neve és címe követ. Ez a rövidítés "jóvoltából másolatot" jelent. Ez a rövidítés a "valódi másolat" kifejezésnek is, amikor a betűket szénpapírral gépelték.
   • Írja például: "Másolat: Marie Martin, marketing igazgató".
   • Ha egynél több nevet ad meg, sorolja a második nevet az első alá, de a "másolat:" nélkül

4. rész A levél kitöltése

1. 
   

   
   Javítsa ki a levelet. Az elrendezés kulcsfontosságú elem a professzionalizmus tükrében. Meg kell javítania a hibáit, hogy igazolja a címzettnek, hogy képes és felelősségteljes. Végezze el az e-feldolgozó szoftver helyesírás-ellenőrzését, de az elküldés előtt is figyelmesen olvassa el a levelet.
   • Ellenőrizze, hogy a levél tiszta és tömör-e. Vannak olyan bekezdések, amelyek több, mint három vagy négy mondatot tartalmaznak? Ebben az esetben próbálja meg eltávolítani a felesleges mondatokat.
   • Ha a levél rendkívül fontos, fontolja meg egyik barátjának vagy kollégájának, hogy olvassa el neked. Időnként egy új megjelenés olyan hibákat vagy hibákat észlelhet, amelyeket Ön esetleg nem észrevesz.

2. 
   

   
   Ne karcolja meg a levelet. Ha több oldala van, ne tűzze őket. Ha az oldalakat rendben kívánja tartani, bal felső sarokcsíkkal rögzítheti őket.

3. 
   

   
   Feladja a levelet. Ha levelet küld postán, használjon kereskedelmi méretű borítékot. Ha lehetséges, vegyen egy borítékot, amelyen fel van tüntetve a cég logója. Helyesen rögzítse a feladó és a cím címét. Hajtsa fel a levelet a felére, úgy, hogy a címzett először bontsa ki a felső és az alsó lapot. Mielőtt elküldené, győződjön meg róla, hogy eleget kapott-e levele.
   • Ha úgy érzi, hogy rendetlen az írás, és nem tükrözi szakmai kompetenciáját, írja be a címeket az e-mail feldolgozó szoftver segítségével, és nyomtassa ki a borítékba a nyomtatóval.
   • Ha a levél rendkívül fontos vagy sürgõs, fontolja meg, hogy azt egy szerviz kézbesíti-e.
   • Ha e-mailben szeretné elküldeni, konvertálja "HTML" vagy PDF formátumba a formázás megtartása érdekében. A legjobb azonban, ha a levelet papírra nyomtatja.