Tartalom

• szakaszában
• 1. rész Szervezzen időben és térben
• 2. rész E-mail kezelése
• 3. rész Idő kezelése
• 4. rész A fizikai és mentális egészség fenntartása

Ebben a cikkben: Az Idő és a Tér SzervezéseMagyarázat E-mailkezelés Időkezelés A Fizikai és Mentális Egészség megőrzése15 Hivatkozások

A szervezettség a toborzók által keresett minőség, mivel ez az egyik legjobb eszköz a minőségi munka biztosításához. Sok alkalmazott ennek ellenére eltérő mértékű szervezeti nehézségekkel néz szembe.Ha Ön része ennek, tudd, hogy vannak egyszerű és hatékony megoldások. A ad néhány tippet a szakmai élet megkönnyítéséhez egy jobb szervezet révén.

szakaszában

1. rész Szervezzen időben és térben

1. 
   

   
   Rögzítse tevékenységeit újságban. Vegyen egy hetet, hogy értékelje az egyes tevékenységeit, ahogyan megy. Ez a tipikus hét lehetővé teszi, hogy áttekintést kapjon a napi feladatairól. Ön képes lesz osztályozni őket az igényelt idő és a célok alapján, amelyek lehetővé teszik az elérést.

2. 
   

   
   Határozza meg termelékenységi csúcsait. Egyesek reggelente aktívabbak, mások ebéd után sokkal hatékonyabbak. Bármelyik is a legmegfelelőbb idő, vegye igénybe a legfontosabb és összetettebb feladatok elvégzéséhez.

3. 
   

   
   
   
   Priorizálja a feladatait. Vedd be azt a szokást, hogy naplójukat papír vagy digitális formában hozzák létre. Mielőtt éjjel indul vagy reggel megérkezik, jelölje meg a legfontosabb tevékenységeket: rövid időn belül készítsen jelentést, egy találkozó előkészítése ... Ez lehetővé teszi az egyes feladatokhoz szükséges idő és energia megadását anélkül, hogy szétszórtan téged. Ennek ellenére továbbra is elég rugalmasnak kell lennie az új követelmények beépítéséhez a körülmények megváltozása esetén. Ha nem biztos benne, hogy egy feladat relatív jelentőséggel bír, kérdezze meg munkatársát vagy felettesét a részletekkel kapcsolatban.

4. 
   

   
   
   
   Gyorsan küldje el a kis feladatokat. A prioritások meghatározása nem jelenti a késleltetést! Más szavakkal, ha jelentéktelen, de könnyen elérhető feladatok vannak, ne tegye őket egy éjszakára. Vigyázzon ezekre a kis tevékenységekre a lehető leggyorsabban, hogy összpontosítson a legfontosabb pontokra.

5. 
   

   
   Szervezze meg a munkaterületet. Akár kicsi irodája, akár valódi szobája van, a helyének elő kell segítenie a hatékony munkát! A rendetlen munkaterület stresszt okozhat és korlátozhatja a termelékenységet. Nem arról van szó, hogy WC-mániákká váljon! Csak azt a szokást kell viselnie, hogy megtisztítja az asztalát.
   • Tárolja a munkaterületét. Megszabaduljon az irodáját szemetelő fájloktól és hulladéktól. Ezzel szemben óvatosan rangsorolja a fontos részeket. Tárolja és tisztítsa meg a munkaterületet, amint lehetősége van: tevékenység közben, szünetben, két feladat között ...
   • Tiszta, ahogy megy. Ily módon elkerülhető, hogy az asztalon felgyülemlett papír vagy élelmiszer maradék maradjon.
   • Tartsa kéznél a dolgokat: telefon, toll, papírlap ... Szervezze meg a munkaterületet, hogy a lehető legjobban működjön.

6. 
   

   
   Tervezze meg napját. A hatékony szervezéshez ütemeznie kell a találkozókat, de minden egyéb szakmai feladatot is el kell végeznie, például e-mail olvasása, jelentések írása ... Például a hét egy-két napját eltöltheti a találkozókon. Ön és a hét többi része a többi feladat elvégzéséhez. Ne próbálja meg minden áron kitölteni az üres periódusokat. Használja ki a lehetőséget és lazítson, vagy gondoljon kevésbé azonnali problémákra. Az alacsony aktivitás ezen időszakai szintén megjósolhatják a várhatót.
   • Használjon naptárt vagy naptárt. Választhat papírlapot, elektronikus naptárt vagy hasonló alkalmazásokat iCalendar vagy Google Asszisztens.
   • Kategorizálja tevékenységeit. Például osztályozhatja típusa (projekt, esemény, találkozó, szünet ...) vagy fontossági sorrend szerint. Válasszon egy rendszert, amely lehetővé teszi a fő tevékenységek áttekintését.
   • Optimalizálja a digitális eszközök használatát. Például: kilátás felhasználható címjegyzékként, naptárként vagy a tennivalók listájaként. Ha ugyanazt az eszközt használja a szakmai élet megtervezéséhez, megnöveli a hatékonyságot.
   • Ha lehetséges, delegálhatja munkája egy részét. Nehéz lehet betölteni egy asszisztenst az Ön számára ruházott feladatokkal, vagy kollégát kérni. Ez azonban lehetővé teszi, hogy összpontosítson az elvégzendő tevékenységekre, és optimalizálja az időgazdálkodást.

2. rész E-mail kezelése

1. 
   

   
   Ha lehetséges, ütemezze az e-mail olvasását. Néhány hozzászóláshoz állandó kapcsolatot kell igényelni az ön leveleivel. Ha nem ez az eset, olvassa el az e-maileket csak a nap folyamán ütemezett időpontokban.

2. 
   

   
   Válogassa meg e-mailjeit. Jelölje meg a fontos beszélgetéseket, és osztályozza az e-maileket céljaik, feladóik szerint ... Használja a. Által kínált szolgáltatásokat kilátás (mappák és almappák) vagy Gmail (Címkék).
   • Törölje az elemeket feldolgozásuk során. Archiválja a fontos beszélgetéseket és e-maileket, amelyekre szüksége lehet. A nap végén megkönnyebbülés lehet, ha egy üres dobozt elolvastak és kezeltek. Ha hüvelykujjszabálynak tekinti, ügyeljen arra, hogy ne siess az e-mailek feldolgozásához.

3. 
   

   
   Optimalizálja a kommunikációs eszközöket. Akár kollégák között, akár partnerek között, ne korlátozódjon egy e-mailes beszélgetésre. Az azonnali beszélgetés vagy egyszerűen a telefon az előnyben részesített megoldás sebességük és emberi kapcsolattartásuk szempontjából. Takaríthat meg értékes időt és megtakaríthatja a válaszadásra váró stresszt. Ezen felül könnyebb az információcsere a szóbeli beszélgetés menetében, mint az írás.

4. 
   

   
   Korlátozza a korai munka megszakításokat. Fontos, hogy szünetet tartson a nap folyamán. Másrészt, ha félbeszakít egy feladat közepén, hogy válaszoljon a telefonra, vagy egy kolléga, aki sétál az íróasztalánál, megtöri a munkatervet és pazarolja az időt. Anélkül, hogy teljesen elszigeteltené magát, ne habozzon bezárni az ajtót, vagy hagyja telefonját üzenetrögzítőn. A feladat befejezése után válaszoljon a különféle kérésekre. Ennek ellenére ne tegyen abszolút szabályt annak a kockázatának, hogy társadalmi vagy elérhetetlenné váljon!

5. 
   

   
   Használja a felhő számítástechnika. Ez a technológia lehetővé teszi nagy mennyiségű információ tárolását távoli szerveren keresztül. Ezért olcsó és javítja az adatok hozzáférhetőségét. Így bármilyen eszközről dolgozhat, feltéve, hogy rendelkezik internet-hozzáféréssel. az felhő számítástechnika javíthatja a munka minőségét és az időgazdálkodást, mivel lehetővé teszi a gyorsabb és hatékonyabb munkát. Ez a szolgáltatás általában előfizetésként érhető el, amelyet a vállalat fizet. Ne habozzon, javasolja e technológia használatát az Ön szolgálatában.

6. 
   

   
   Használja a keresőmotorok által kínált szolgáltatásokat. Lehet, hogy már van szokása, hogy személyesen rögzíti és rangsorolja a kedvencei webhelyeit. Ne habozzon, ha ugyanezt csinálja az irodában, különösen, ha van saját számítógépe. Például a vállalati partner webhelyek vagy az általános információk olyan források, amelyekhez gyorsan hozzáférni kell.

3. rész Idő kezelése

1. 
   

   
   Ne próbáljon egyszerre egynél több feladatot elvégezni. Az információs és kommunikációs technológiák uralta világban az alkalmazottaktól elvárják, hogy mindig rendelkezésre álljanak és minden kérésre egyszerre válaszolhassanak. Minden szakértő szívesen kijelenti, hogy a multitasking a látszattal ellentétben idővesztést és a munka minőségét okozza. Amikor az agyunk telített információval, akkor nincs ideje mindent elemezni. Így több feladat egyidejű végrehajtása növeli a stresszt, és csökkenti az elemzés és a koncentrálás képességét. Több értelme van, ha egyszerre csak egy problémát old meg.

2. 
   

   
   Készítse el saját ütemezését. Egy konkrét napirend (ülés, rendezvény, találkozó ...) felállításán túl jó, ha napjának általános ütemezése is van. Ez lehetővé teszi az aktivitási csúcsok és a pihenőidők előrejelzését.
   • Egyes tevékenységek, például egy projekt meggondolása vagy az ügyfél aktájának tanulmányozása, koncentrálást és elemzést igényelnek. A hatékonyság javítása érdekében tervezzen egy konkrét időt az ilyen típusú tevékenységekre fordítására. Fájlok vagy projektek áthelyezésekor szellemi képességei csökkenhetnek, így kevésbé hatékonyak lesznek. Hasonlóképpen a fárasztóbb feladatokra, például a levél vagy a jelentés olvasására, időt kell korlátozni. Ellenkező esetben unatkozhat, késleltetheti vagy késleltetheti a tevékenységet.
   • Hagyjon további időt egyes tevékenységekre. Valójában a találkozók vagy a kinevezések a vártnál hosszabb ideig tarthatnak. Tapasztalata alapján szerezzen be ütemtervébe egy hosszabb időtartamot, amely nagyobb, mint az esemény bejelentett időtartama.

3. 
   

   
   Használhat riasztást. Emlékeztethet egy eseményre, jelezheti a feladat elvégzéséhez rendelt idő végét, vagy egyszerűen megadhat egy munka ritmust. Kerülje azonban, hogy váratlanul csörögjön, mivel ez stresszt okozhat anélkül, hogy hatékonyabbá tenné.

4. 
   

   
   Ne végezze el feladatait érvényes ok nélkül. Lennui, fáradtság, az iroda korábbi elhagyásának vágya ... mind rossz ok a tevékenység elhalasztására. A késleltetés valódi időpocsékolás és hatékonyság. Rugalmasnak kell maradnia. Ha váratlan esemény bekövetkezik (last minute találkozó, sürgős fájl felülvizsgálata ...), akkor jegyezze fel, mit kell tennie, és folytassa a tevékenységet később. Alternatív megoldást is beállíthat. Például, ha nem tud találkozóra menni, próbáljon meg beállítani egy konferenciahívást.

4. rész A fizikai és mentális egészség fenntartása

1. 
   

   
   Tegyen szünetet. A cikkben említettek szerint elengedhetetlen a fizikai és szellemi pihenőidők megtervezése. Valójában haszontalan a délutáni szünet, hogy azt csináljuk, amit reggel nem volt időnk. A szünet lehetővé teszi, hogy lépést tegyen hátra, értékelje az elvégzett munkát és cseréljen munkatársaival. Ezenkívül elősegíti a termelékenység jobb megszervezését és javítását. Ha túlterhelt a munkája, írja be a szünet idejét a naptárába, hogy ne felejtse el. Ha szükséges, tervezzen riasztást.

2. 
   

   
   Aludj eléggé. Az alvás előnyeit mindig is felismerték. De sok munkavállaló nem alszik eléggé. Állítson be rutinot hét vagy nyolc órás jó alváshoz.

3. 
   

   
   Ne hasonlítsa össze magát kollégáival. Mindenkinek van egy sajátos szerepe, amelyet másként érzékel. A kollégák hatékony szervezési módja nem feltétlenül az Ön számára. Megbeszélheti a bevált gyakorlatokat, de meg kell találnia a saját rendszerét.

4. 
   

   
   A szervezés időigényes folyamat. Az ütemtervet a cégnél végzett munka során rögzítik. Ne próbálja meg minden áron követni napirendjét, és légy rugalmas. Kezdje egy általános szervezettel (rendezett iroda, az idő megoszlása ​​a munka és a szünet között ...), majd fokozatosan finomítsa.