Tartalom

• Lépések
• tippek

Minden irodának másológépre van szüksége, és sokan pénzt pazarolnak azzal, hogy egyet vásárolnak. Ha azonban aláírása előtt alaposan megvizsgálja és elolvassa a szolgáltatási feltételeket, képes lesz egy megfelelő fénymásolót beszerezni. Nem mindig a legdrágább vagy a legjobb minőség a megfelelő választás az irodában való használatra.

Lépések

1. módszer 2-ből: Jó modell kiválasztása

1. 

   Vásároljon egy sablont asztali használatra az "otthoni irodában". Ha a fénymásoló otthoni használatra, vagy olyan vállalkozás számára készült, amely kevesebb, mint 700 példányt készít havonta, az asztali modell megfelelő. Olcsóbb és egyszerűbb, mint a nagy fénymásolók. A cikk többi része a nagy irodák igényeire összpontosít.
   • A lézeres fénymásoló / nyomtató / szkenner általában 400 dollár (csak fekete-fehér) és 900 dollár (gyorsabb és színes) ára.
   • A tintasugaras másológépek (tintasugaras nyomtatók) akár 200 dollárba kerülhetnek, még a színekkel is. A működés költségei azonban kétszer vagy háromszor lehetnek a lézer másolók költségeinél. Minden (fekete-fehérben nyomtatott) oldal körülbelül 30 centbe kerül.

2. 

   
   
   Ismerje meg az alapvető funkciókat. Bár továbbra is léteznek bizonyos típusok a piacon, a legtöbb vállalkozásnak nincs nehézsége a szükséges lehetőségek meghatározásával:
   • Lézer másolók gyorsabban és olcsóbban működnek hosszú távon. A tintasugaras kereskedelmi környezetben nem ajánlottak.
   • Digitális másológépek messze a legkényelmesebb és leggyakoribb, mint a régi modellek, és analóg.
   • Színes másológépek jelentősen drágábbak, és sokkal gyakrabban vannak hibák, mint azok, amelyekre nyomtatnak fekete és fehér. Ha időről időre szüksége van színes dokumentumokra, keressen egy fénymásolót hibrid.

3. 

   
   
   Gondoljon egy multifunkciós készülék beszerzésére. Gyakorlatilag minden modern fénymásoló is nyomtató, és néhányan még szkennelni és faxolni is tudnak dokumentumokat. Elemezze az egyszerű többfunkciós készülék előnyeit és hátrányait, összehasonlítva az egyszerű fénymásolóval és a kiegészítő funkciókkal:
   • Az egyetlen funkcióval rendelkező eszköz általában olcsóbb, mint a többfunkciós eszköz, figyelembe véve, hogy mindegyikre szüksége van.
   • Ha az egyes funkciókhoz külön gépeket használ, a hibák hatása csökken.
   • A nagy irodáknak egynél több gépet kell használniuk, hogy elkerüljék az egyiket.

4. 

   
   
   Becsülje meg a havonta elkészített példányok számát. A fénymásoló igényekhez történő igazítása pénzt takarít meg, elkerülheti a késéseket, sőt csökkentheti a hibák gyakoriságát. Végezze el a következő lépést, ami nagyon fontos:
   • Vegye figyelembe a másolat nyilvántartásait (lehetőleg az elmúlt 6–12 hónapból). Ha nincsenek ezekben, kérje meg a másolási szolgáltatást egy példányban, ahova a már megrendelt nyomtatási szolgáltatásokkal rendelkezik. A készített példányszámnak meg kell lennie.
   • Keresse meg a havonta elkészített példányok átlagos számát.
   • Szorozzuk meg az értéket 1,2-del a hibák elkerülése érdekében, vagy akár 1,5-szel is, ha a becslés nem pontos. Így védve van a nyomtatási kapacitás hiánya és a megtévesztő hirdetések ellen. Keressen egy fénymásolót, amely a számított értéknél valamivel magasabb havi mennyiséget nyomtat.

5. 

   Lásd a másolási sebességet. Vizsgálja meg, hogy milyen gyorsan nyomtatja a fénymásolót (de ne gondold, minél gyorsabban, annál jobb; a másolók, amelyek túl sokáig állnak a nyomatok között, általában hibásak). Próbálja meg kiegyensúlyozni a várakozási és a nyomtatási időt az alábbi iránymutatásokkal, amelyek inkább a gyártók útmutatásaiként szolgálnak:
   • Percenként 11–20 oldal („1. szegmens”): házhoz vagy kis irodákhoz ajánlott.
   • 21–30 ppm (2. szegmens): A legtöbb kis iroda, havonta legfeljebb 6000 példányban. Ne feledje, hogy ez a "lassú" sebesség továbbra is megegyezik egy-egy oldallal 2 vagy 3 másodpercenként.
   • 31–44 oldal / perc (3. szegmens): kis és közepes méretű irodák (havonta legfeljebb 12 000 példányban). Használja ezt a szegmenst vagy egy nagyobb szegmenst, ha a fénymásolót az irodai hálózatra kell telepítenie.
   • 45–69 ppm (4. szegmens): közepes és nagy irodák. Általában csak ügyvédi irodákban, könyvelőirodákban és más irodákban van szükség, amelyek magas másolatkezelő képességgel rendelkeznek, állandó és intenzív felhasználással.
   • 70–90 ppm (5. szegmens): irodák, amelyek rendkívüli igényt mutatnak a másolásra, vagy amelyek nyomtatásához ideiglenes bérleti díjat igényelnek.

6. 

   Ellenőrizze, hogy van-e finiser. A legtöbb irodai másológép automatikusan rendezi a többoldalas dokumentumokat. Egyéb funkciók tartozhatnak a készülékhez vagy egy különálló másolómodulhoz. Tekintse át a következőket:
   • Tárolórekeszek száma (hány dokumentumot képes tárolni és rendezni)
   • Az egyes rekeszek kapacitása (hány másolt / nyomtatott oldalt képes tárolni)
   • Tűzheti vagy lyukaszthatja a dokumentumokat? Ez egy olyan szempont, amely létfontosságú az irodákban, ahol sok a többoldalas dokumentum.

7. 

   Fejezze be a keresést. A végső döntés meghozatala előtt ellenőrizze a következőket:
   • A másológép duplex (az oldal mindkét oldalára nyomtat)?
   • Mennyit csökkenthet vagy nagyíthat a fénymásoló egy dokumentumot?
   • Ha nem szabványos papírméreteket használ, támogatja-e a másoló ezeket?
   • A legtöbb kiváló minőségű másológéphez Image Processor (RIP) tartozik. Ha a modelljében nincs, akkor lehet, hogy vásárol egy külső processzort.
   • Mennyi az első példány (az első példány kinyomtatásához szükséges idő)? Ha egy példány gyakrabban fordul elő irodájában, ez fontos statisztika.

2/2 módszer: Beszerzési és szolgáltatási feltételek

1. 

   Béreljen egy fénymásolót rövid távú használatra. A bérleti feltételek egyszerűek: havonta fizetsz egy bizonyos összeget, és készen állsz a másolónak. Ez a legrosszabb módja annak, hogy megszerezzék a pénzt, tehát általában ez a lehetőség csak azoknak a cégeknek felel meg, amelyek hirtelen igénylik a dokumentummásolatokat.
   • Kerülje el a külön díjakat fedező bérleti feltételeket. Önnek képesnek kell lennie arra, hogy egyszeri, gondtalan szolgáltatást találjon.

2. 

   Ha lehetséges, vásárold meg a pénzes másolót. A vásárláskor az összes pénznek rendelkeznie kell, és tudnia kell, hogy több éven keresztül használja az eszközt. Ha van pénze, ennek a módszernek két fő előnye van:
   • Bizonyos esetekben elkerülheti a díj fizetését az egyik évben, és rövid távú pénzügyi előnyhöz juthat. Forduljon pénzügyi ügyvédhez.
   • Nem kötődik a bérleti szerződéshez, így kevés pénzt spórolhat meg, ha később megváltoztatja a fénymásolókat.

3. 

   Gondoljon egy használt fénymásoló megvásárlására. A használt eszközök 1/5-ig kerülhetnek egy új eszköz árába. Ha új üzletet nyit, és nem tudja, mekkora lesz a példányszám, ez a beruházás jelenti a legkevesebb kockázatot. Kérje meg a fénymásolót, hogy számolja meg a lemásolt és kinyomtatott dokumentumok számát. Egy magas minõségû, legalább 45 oldal / perc sebességû nyomtató ideális 15 vagy 20 millió oldal másolásához. Egy lassabb, régebbi (vagy rosszabb minőségű) fénymásoló kb. 1-5 millió oldal után "meghalhat".

4. 

   Olvassa el figyelmesen a bérleti feltételeket. A lízing a vásárlás és a bérlés között található. Havi díjat fizet a gép 1-5 éves használatáért. Ezen időszak végén lehetősége van véglegesen megvásárolni. A bérleti szerződések miatt nehéz a "menekülés" olvassa el figyelmesen a szerződést!
   • A méltányos piaci értékű (FMV) lízing általában a haszonkulcsoló minőségétől függően havonta 200–1200 dollár. A befejezés után a bank az aktuális értékpiac alapján meghatározza a másológép árát.
   • Ha új üzletet nyitott, akkor a tulajdonosnak személyes garanciát kell aláírnia. Ez azt jelenti, hogy a tulajdonosnak bérleti díjat kell fizetnie a zsebéből, ha az üzlet nem tudja.

5. 

   Válasszon külön szerviz- és karbantartási időtartamot. Pénzmegtakarítás céljából ne fogadja el, hogy a karbantartási és szolgáltatási díjak szerepelnek a lízingben; ehelyett béreljen fel egy másik céget a fénymásoló javításához és tárolásához. Olvassa el a szolgáltatási szerződést, és vegye figyelembe a következő információkat:
   • Tudja meg a példányonkénti szolgáltatási költségeket. Szorozzuk meg a másolatok mennyiségével a havi díj megállapításához.
   • Keressen minimális havi díjat. Lassabb hónapban előfordulhat, hogy a másolási szolgáltatás helyett ezt a díjat fizeti. Készítsen további költségbecslést a másolat mennyiségének elmúlt 12 hónapja alapján.
   • Ideális olyan sürgősségi szolgálat keresése, amely legfeljebb négy órát vesz igénybe a javítás elvégzéséhez.
   • Ha az iroda rendes munkaidőn kívül működik, akkor ügyeljen arra, hogy ezekben az órákban fedezzék a sürgősségi javításokat.

tippek

• Vásároljon jól ismert és megbízható gyártóktól. Olvassa el, ha lehetséges, a gyártóval és modellekkel kapcsolatos ajánlásokat, áttekintéseket és áttekintéseket.
• Kérje meg az informatikai osztályt, hogy védje meg a másoló hálózati kapcsolatát az illetéktelen hozzáférés megakadályozása révén.