Tartalom

• Lépések
• Közösségi kérdések és válaszok

Egyéb szakaszok

A hatékony vezetők és a csapatvezetők különféle módokon aktívan figyelemmel kísérik alkalmazottaikat annak biztosítása érdekében, hogy a gyengén teljesítők gyorsan fegyelmezettek legyenek, és a magasan teljesítők jutalmat kapjanak. Az alkalmazottak figyelemmel kísérése segíthet azonosítani azokat a területeket is, ahol az alkalmazottak magánügyekre pazarolják a vállalat idejét vagy erőforrásait. Megfelelő szoftverrel blokkolhatja azokat a webhelyeket, amelyek nem megfelelőek vagy nem alkalmazhatók üzleti tevékenységre. Az alkalmazottak sikeres nyomon követése, anélkül, hogy felesleges irodai súrlódást okozna, minden hatékony vezető célja kell, hogy legyen.

Lépések

1/4 módszer: Az elvárások meghatározása

1. 

   Készítsen írásos magyarázatot politikáiról. Az Ön házirendje csak akkor lesz hatékony, ha azokat egyértelműen kifejti az alkalmazottak kézikönyve vagy útmutatója. Ennek az útmutatónak könnyen hozzáférhetőnek kell lennie minden alkalmazott számára, és meg kell határoznia, hogy mi az Ön házirendje, és mi fog történni abban az esetben, ha azokat nem tartják be. Bármely megfigyelési házirenddel, például az internetes vagy a telefonos megfigyeléssel kapcsolatban, érdemes elmagyarázni azt a gondolkodási folyamatot, amely az irányelvekhez vezetett. Ennek elmagyarázása segíthet csökkenteni a munkavállalók bizalmatlanságát, amelyet a tevékenységük figyelemmel kísérése okoz.
   • Határozza meg az időmérésre, a számlázható órákra (ha van ilyen), a személyes telefonhívásokra és a munkahelyi személyes internethasználatra vonatkozó irányelveket. Ösztönözze az alkalmazókat, hogy tartsanak szünetet éjjel-nappal, ha szükséges.

2. 

   
   
   Győződjön meg arról, hogy az alkalmazottak ismerik-e ezeket az irányelveket. Ha bármilyen típusú ellenőrzés zajlik a haladás szokásos bejelentkezésén túl, például telefonos vagy internetes megfigyelést használ, akkor erről közvetlenül tájékoztatnia kell alkalmazottait. Tartson egy értekezletet, vagy küldjön tömeges e-mailt, hogy elmagyarázza a megfigyelési házirend változásait, és elmagyarázza, pontosan mikor és hogyan rögzítik, mentik és törlik az információkat.
   • Egyes államokban, például Connecticutban és Delaware-ben, törvényileg köteles tájékoztatni alkalmazottait az esetleges internetes megfigyelésekről.
   • Még akkor is, ha nem köteles tájékoztatni az alkalmazottait a monitoringról, visszahatás léphet fel, ha nem mondja el nekik, és ők maguk tudják meg.

3. 

   
   
   Kövesse pontosan a fegyelmi irányelveket. Ha egy alkalmazott nem tartja be az Ön irányelveit, győződjön meg arról, hogy megtörtént-e az adott szabálysértésért megállapított fegyelmi eljárás. Ügyeljen arra, hogy az irányelveket minden alkalmazottra egyformán alkalmazza. Tisztázza szándékát. Dokumentálja a fegyelmi eljárást, és az alkalmazott írja alá a fegyelmi terveket. Ha nem tartja be megfelelően ezeket az irányelveket, az alkalmazottak meg fogják győződni arról, hogy a gondosan meghatározott házirendeket nem fogják valóban érvényesíteni.

4. 

   
   
   Tartsa házirendjét ésszerűen. Ne jelentkezzen be túl gyakran, és ne vezessen be túlzottan korlátozó internetes irányelveket. A szájfőnök csökkentheti a morált, és idegessé teheti az alkalmazottakat. Az eredményekre koncentráljon, nem pedig a folyamatra. Ha egy alkalmazott jó munkát produkál, és jól működik a csapatban, ne hárítson túl sokat a részletekre.
   • Adjon nagyobb szabadságot a felsőbb szintű személyzetének. Bár helyénvaló lehet egy olyan vállalkozónak vagy adminisztrációs asszisztensnek adni, aki kevés befektetéssel rendelkezik az üzleti életében, egy olyan számítógépet, amely nyitott területtel rendelkezik, amelyet figyelemmel kísérhet, a felsőbb szintű munkatársak bizalmat várnak.
   • A saját munkájuk elvégzésének szabadsága valószínűleg a felsőbb szint munkatársait eredményesebbé, nem kevésbé.

2/4 módszer: A termelékenység értékelése

1. 

   Jelentkezzen be az alkalmazottaira. Időről időre be kell jelentkeznie a munkatársakkal a saját irodájukba, ütemezés nélkül. Ha a személyzet egyik tagja gyakran "kattint le" az ablakról, amikor belép, vagy leteszi a telefont, akkor aggodalmát kell kifejeznie. Az alkalmazottak személyes figyelése szintén segít abban, hogy konstruktív kritikát nyújtson munkájukért.

2. 

   Kérjen magyarázatot arról, hogy egy alkalmazott mi dolgozott. Az alkalmazottak elszámoltathatóságának egyik egyszerű módja az, ha rendszeresen beszélgetünk velük arról, hogy hogyan zajlik a munkájuk. Kérdezd meg tőlük, mit tettek a legutóbbi beszélgetésed óta, további kérdéseket feltéve és értékelve a válaszaikat a beszélgetés előrehaladtával. Kérjen részleteket és kézzelfogható bizonyítékokat az eredményekről.

3. 

   Az alkalmazottak dokumentálják saját munkájukat. Kérje munkatársát, hogy munkanaplóiban, ellenőrzőlistáiban vagy előrehaladási jelentéseiben rögzítse a munka előrehaladását. A jelentéseknek azonban nem lehetnek túlzottan megterhelőek vagy "elfoglaltak", hanem arra kell ösztönözniük a csapat tagjait és a vezetést, hogy tartsák a kapcsolatot és ugyanazon az oldalon. Ne féljen a jelentésben leírt munka igazolását kérni, amikor az alkalmazottal beszél.

4. 

   Értékelje a folyamatban lévő munkákat. Ha aggódik a termelékenység miatt, kérjen konkrét teljesítménymutatót, amely mérhető és időhöz kötött. Ha egy alkalmazott projektvezető, állítson be mérföldköveket, de kérjen terveket és ütemterveket is a projekthez. Jelentkezzen be a többi munkatárssal, hogy megbizonyosodjon arról, hogy a projektcsoport minden tagja kommunikál-e. Személyesen kövesse nyomon a hosszabb távú projektek előrehaladását, és értékelje azok pontosságát és teljességét.
   • Figyelheti például az adatbeviteleket egy olyan alkalmazottra, aki az adatbázis kezelésére van kijelölve. Értékelheti a bejegyzések időszerűségét, pontosságát és a vállalati irányelvek betartását.

5. 

   Kérdezzen meg másokat az alkalmazottak interakcióiról. Kérje meg a beszállítókat, az ügyfeleket és más alkalmazottakat az adott alkalmazottal való interakcióikról, hogy képet kapjanak arról, hogy az alkalmazott hogyan viselkedett. Szüksége van azonban egy módszerre a megfigyelés objektivitásának növelésére, hogy az alkalmazottak ne legyenek igazságtalanul képviseltetve. Ha ezeket az információkat kéri, kérjen részleteket a kölcsönhatásról a megjelenítések helyett. Kérje értékelések helyett az interakciók leírását. És mindig tarts nyitott elmét; soha nem lehet tudni, hogy az alkalmazottakat hamisan képviselik-e.

3. módszer a 4-ből: Az online tevékenység figyelemmel kísérése

1. 

   Válassza a figyelő szoftvert. A megfigyelő szoftver számos módon beállítható. Az első dolog, amit figyelembe kell venni, egy komplett rendszer beállítása szerverrel. Ez magában foglalja a vírusirtók és a rosszindulatú programok elleni védelmet, valamint az alkalmazottak felügyeletét. Ha nincs informatikai személyzete a berendezések karbantartásához, akkor felhőalapú szolgáltatást vehet igénybe, mint például a Trend Micro Business Security vagy a Symantec Cloud. Ezek a szolgáltatások nem rendkívül drágák; körülbelül 150 dollárt fizet évente.
   • Ha csak az alkalmazottak webhasználatának nyomon követését és egyes webhelyek blokkolását próbálja meg, akkor egy egyszerűbb szoftvercsomag is megtörténik. Ez a szolgáltatás olcsóbb lesz, és lehetővé teszi a weboldalak megfigyelését és szűrését, a billentyűleütések megtekintését és a képernyőképek rögzítését. Például az Interguard Sonar biztosítja ezeket a szolgáltatásokat.
   • Bizonyos esetekben akár kezdetleges nyomkövető rendszereket is ingyen beszerezhet. Például az ActivTrak figyeli a rendszer webes forgalmát, és havi jelentést készít az Ön számára.

2. 

   Blokkolja a káros vagy nem megfelelő webhelyeket. A munkáltatóknak joguk van figyelemmel kísérni, hogy az alkalmazottaik milyen weboldalakat látogatnak meg, és letilthatják azokat a webhelyeket, amelyeket az üzleti tevékenység szempontjából jelentéktelennek, nem megfelelőnek vagy potenciálisan károsnak tartanak. Főként a munkáltatók blokkolnak bizonyos webhelyeket, hogy biztosítsák az alkalmazottak produktivitását, például blokkolják a Facebookot vagy a tőzsdei kereskedési oldalakat, amelyek elvonják a figyelmüket, vagy annak biztosítására, hogy az alkalmazottak ne zaklassák a munkatársakat, és ne kövessenek el vállalati kémkedést.
   • A munkáltatók letilthatják a pornográfnak vagy gyűlöletnek tartott webhelyeket is.
   • Egyes megfigyelő csomagok meghatározott időkorlátokat tesznek lehetővé bizonyos típusú webhelyek esetében, például minden nap meghatározott időt engedélyeznek a közösségi oldalakon.
   • Amikor észreveszi, hogy az alkalmazottak olyan webhelyet látogatnak, amely nem kapcsolódik gyakran a munkához, akkor tiltsa le ezt a weboldalt, majd küldjön egy e-mailt, emlékeztetve őket arra, hogy a vállalati időben vannak.

3. 

   Monitor e-mail. Az e-mailek figyelemmel kísérését a munkáltatók nehezebben tudják igazolni. Az alkalmazottak e-mailjeinek elolvasása előtt értesíteni kell az alkalmazottakat arról az irányelvről, amely lehetővé teszi e-mailjeik elolvasását. Ezenkívül a munkáltatónak általában oka van a gyanúra, amely arra késztette őket, hogy elolvassák az e-maileket, például egy dokumentált esemény az adott alkalmazottal. A munkáltatóknak nehéz megindokolniuk az e-mailek olvasását, ha eredetileg azt állították, hogy az e-mailek bizalmasak lesznek.

4. 

   Győződjön meg arról, hogy betartja-e a törvényeket. Bizonyos ellenőrzési intézkedések megzavarhatják az alkalmazottak magánélethez való jogát. A felügyeleti szoftver telepítése előtt kérdezze meg munkaügyi ügyvédet. Győződjön meg arról, hogy írásos dokumentáció van a szoftverről, amelyet az alkalmazottak aláírtak, és mindenki érti, mire szolgál a szoftver.

4/4-es módszer: A megfigyelés más típusainak intézményesítése

1. 

   Telefonbeszélgetések rögzítése. A szövetségi törvény lehetővé teszi a munkaadók számára, hogy figyelemmel kísérjék az alkalmazottak telefonbeszélgetéseit. Ez azonban csak az üzleti vonatkozású hívásokra igaz, például az ügyfelekkel vagy a beszállítókkal. A munkáltató általában nem felügyelheti a személyes hívásokat, és abba kell hagynia a hívás rögzítését és figyelését, amikor rájönnek, hogy személyes. Az egyetlen kivétel ez alól, ha a személyes telefonhívásokat kifejezetten tiltják a munkahelyi irányelvek.
   • A hangüzenetek rögzítését és figyelemmel kísérését csak indokolással szabad elvégezni, például a kötelességszegés dokumentált gyanújával.
   • A telefonbeszélgetéseket rögzíthetjük telefoncsapokkal vagy elektronikus rögzítési rendszerrel. Bizonyos esetekben ez összekapcsolható a másik megfigyelő szoftverrel.

2. 

   Videomegfigyelés beállítása. A vállalkozások általában videomegfigyelést alkalmaznak, hogy elriasztják az ügyfeleket a termékek ellopásától. Néhány vállalkozás azonban videomegfigyelést is alkalmaz annak érdekében, hogy megbizonyosodjon arról, hogy az alkalmazottak produktívak-e és nem sértik-e a vállalkozás irányelveit. Az alkalmazottak ilyen figyelemmel kísérése elfogulatlan bizonyítékot nyújthat az alkalmazottak helytelen magatartására, és motiválhatja őket a szorgalmasabb munkára is. Az állandó figyelés érzése azonban kényelmetlenné teheti az alkalmazottakat, és a morál hanyatlásához vezethet. Ezen okok miatt gondosan mérlegelje az előnyöket és hátrányokat, mielőtt felhasználná a videomegfigyelést.
   • Sok államban a videomegfigyelést az állami törvények is gondosan szabályozzák. Az ilyen típusú felügyelet végrehajtása előtt ellenőrizze az állami törvényeket.
   • Bizonyos tevékenységeket végző alkalmazottak videofelvétele, például a mellékhelyiség használata vagy az átöltözés, mindig törvénytelen és büntetőjogi szankciókat vonhat maga után.

3. 

   Kövesse nyomon alkalmazottai tartózkodási helyét. Bizonyos alkalmazások, például a Xora és a TSheets lehetővé teszik a munkaadók számára, hogy okostelefonjukon keresztül nyomon kövessék a munkavállalók mozgását. Ezt általában be- vagy kikapcsolásra használják, és akkor törvényes, ha a munkavállaló beleegyezik. Egyes alkalmazottak azonban a nap 24 órájában, a hét minden napján nyomon követhetők a szoftver használatával, ami jogi alapot adhat számukra arra, hogy a magánélet megsértése miatt pert indítsanak munkáltatóik ellen. Ha ilyen típusú politikát alkalmaz, konzultáljon egy ügyvéddel, hogy megbizonyosodjon arról, hogy ezt törvényesen cselekszik-e.
   • A hajózási vagy vezetési vállalkozások is használhatnak nyomkövetőket a járművekben annak biztosítására, hogy a járművezetők az útvonalon maradjanak. Ez általános gyakorlat, és általában elfogadható.

Közösségi kérdések és válaszok

4 tagú csapatot irányítok. Melyik időkövető eszközt javasolja?

Szeretném ajánlani a WebWork trackert. Már 7 hónapig használom a csapatom megfigyelési igényeihez. Nagyon könnyen használható, és számos hasznos funkcióval rendelkezik, mint például tevékenységi szintek, képernyőképek, jelentések, számlák és így tovább. Még inkább, megfizethetőbb más alkalmazásokhoz képest.

Hogyan készíthetek napi jelentéseket?

Kipróbálhatja az all-in-one felügyeleti és felügyeleti szoftvert. Összegyűjti az összes alkalmazott napi munka-összefoglalóját, és napi, heti vagy havi jelentést exportál, amelyet ellenőrizhet vagy letölthet.

A vállalat olyan politikát dolgozott ki, hogy minden munkatársnak figyelnie kell, amikor terepre megy, vagy ha nem, és visszajön. Hogyan kezelhetem ezt a problémát, ha a személyzet ezt megtagadja?

Nehéz erre rákényszeríteni az alkalmazottait, akkor miért nem használ más módszert a célja elérésére? Kipróbálhat egy felügyeleti szoftvert. Automatikusan rögzítheti a számítógép bejelentkezési és kijelentkezési idejét, tehát ez lenne a rögzíteni kívánt be- és kikapcsolási idő. Ellenkező esetben azzal fenyegetheti az alkalmazottait, hogy nem kapják meg a pontos fizetést, ha nem használják pontosan a rendszert, de ennek érvényesítéséhez elő kell fizetnie. Győződjön meg róla, hogy törvényesen feladta-e, és adjon elegendő időt alkalmazottainak az alkalmazkodásra.